Møtet ble satt 13. mai 2019 kl. 15.40 i Johan P. Olsens rom i ARENAs lokaler i Sognsveien 68, og ble hevet kl. 17.10.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Asgeir Fløtre
Ingvild Marheim Larsen
Jørgen Bølstad (ansattrepresentant)
Marit Eldholm (ansattrepresentant)
Forfall: Steinar Stjernø.
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
John Erik Fossum (under O-sak 2).
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Styreleder meddeler at én sak er innmeldt i forkant av møtet og at denne tas under eventuelt. Dette gjelder sak om ny leder ved ARENA. Forøvrig godkjennes innkalling og dagsorden.
Orienteringssaker
O-SAK 1: Protokoll fra styremøtet 26. november 2018, samt ekstraordinært møte 11. februar 2019
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 26. november 2018
Protokoll fra styremøtet 11. februar 2019
O-SAK 2: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Erik Oddvar Eriksen informerer innledningsvis om hvordan den foreslåtte omorganiseringen fikk en lykkelig slutt, og styret takkes for hjelpen. Det kan antakelig forventes en fremtidig prosess om mer samarbeid med ISV i kjølvannet av saken. Forøvrig ble fem søknader sendt inn til NFRs fellesfrist 10. april. ARENAs siste H2020-finansierte prosjekt EU3D har startet opp, med en vellykket kick-off konferanse i Roma i april. I tillegg nevnes publikasjonspoengene for 2018, som med sine 4,1 poeng per vitenskapelig ansatt vitner om høy aktivitet. Senterleder bekrefter at ARENA-forskere er etterspurte i forbindelse med medieoppslag angående Brexit, men at det kan oppleves som en utfordring for forskere som er presset på tid. Styreleder foreslår å legge ut korte, generelle punkter på nettsiden som kunne avlaste noe på trykket. På spørsmål om senteret har fått signaler om at diskusjonen rundt omorganiseringen vil komme opp igjen på et senere tidspunkt, med henvisning til dekanens offentlige uttalelser, svares det avkreftende. Professor og prosjektleder John Erik Fossum presenterte deretter forskningsprosjektet EU Differentiation, Dominance and Democracy (EU3D), som han koordinerer fra ARENA, etterfulgt av en kort gjennomgang av det nylig oppstartede prosjektet Negotiating diversity in Expanded European Public Spaces (PLURISPACE), etterfulgt av spørsmål.
O-SAK 3: Status årsplan 2019-2021
Utkast til rullerende årsplan for perioden 2019-2021 ble diskutert i møtet. I forslaget har fokuset vært å tydeliggjøre prioriteringer og skape et mer strategisk dokument. Årsplanen var diskusjonstema på stabsseminaret på Son i januar, og forslaget utløper fra disse diskusjonene. Et revidert utkast vil bli diskutert med staben på et senere tidspunkt. Styret støttet fokuset på revitalisering av forskningsgruppene og etterspurte hva slags prosess man ser for seg for å lande disse.Det ble foreslått tydeligere promotering av intern forskning. Det ble også diskutert hvorvidt det bør tydeliggjøres at måltallet for innsendte ERC-søknader bør være fleksibelt, med henblikk på stabens størrelse og sammensetning til ethvert tidspunkt. Det var enighet om at en naturlig fluktuasjon må forventes. Diskusjonen dreide seg videre om hvordan prosjektfinansiering kan benyttes med tanke på utlysninger av nye stillinger versus å bruke eksisterende ansatte i den grad det er mulig, og forholdstallet mellom faste versus midlertidige ansatte ved senteret ble etterspurt. Av ARENAs 22 vitenskapelige årsverk er åtte av disse stipendiater og seks post-dokstillinger. Av de resterende 8 årsverkene er 7,6 faste stillinger (hvorav to er deltidsstillinger), og 0,4 årsverk er midlertidige (fordelt på to stillinger). Det diskuteres kort hvorvidt et eget masterprogram er realistisk å få til, og mer aktiv involvering av juniorforskere. Kan vi være tydeligere på om vi lykkes eller ikke på sikt? Publiseres det i de riktige publikasjonskanalene? Bør det vurderes å sette et tydeligere mål om antall publikasjoner, på nivå 1 og 2? Dersom det skal være målbare mål under punktet om søknader, kan man prøve seg på andre målbare mål under de andre prioriteringene også, i et gjennomsnitt på tre år, for eksempel. Senterleder poengterer at det fortsatt er forskningen heller enn finansieringsmulighetene som er retningsgivende, men samtidig og på bakgrunn av finansieringsmodellen ser senteret det nødvendig å ha oppmerksomhet rundt inntjening og aktivt tenke løsninger. Det jobbes også mot finansieringsaktører. ARENA tar styrets innspill med seg videre i arbeidet med utkastet.
Saksdokumenter:
O-SAK 4: Regnskap per april 2019 og oppdatert prognose
Administrativ leder gikk gjennom regnskapet per april og oppdatert prognose. Oversikten viser ingen store overraskelser, og aktivitetene går som planlagt. Prognosen viser et underskudd for 2019 som er lavere enn budsjettert, men dette skyldes i hovedsak tekniske avvik i periodiseringer av inntekter. Det gjelder inntekter for det H2020-finansierte prosjektet EU3D som er innkommet tidligere enn forventet i budsjettet, samt finansiering for to avsluttede NFR-finansierte prosjekter i 2018 som ble utbetalt først i år. Forøvrig viser oversikten noe mindreforbruk på personalkostnader, og noe økte driftskostnader på prosjekt i forbindelse med datainnsamling, samt noe høyere kostnader på investeringer grunnet nødvendige utskiftninger av IT-utstyr. Disse postene forventes å jevne seg ut i tråd med budsjettet i løpet av året. Usikkerhetsmomenter for resten av året inkluderer en mulig nødvendig nedjustering av refusjon av sykepenger, og endringer på personalsiden i forbindelse med utlysning av senterlederstillingen. Styret tok orienteringen til etterretning.
Saksdokumenter:
Regnskap og oppdatert prognose
O-SAK 5: Personalsaker
Styret tok oversikten over personalsaker til orientering.
Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 6: Øvrige orienteringssaker
Styret tok oversikten til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
D-SAK 1: Eventuelt: Lederstilling ved ARENA
Styreleder informerer om at senterleder, styreleder og administrativ leder ble innkalt til et møte med dekan og fakultetsdirektør angående utlysning av senterlederstillingen og sammensetning av nytt styre fra 2020. Dekanen begrunnet en fremtidig endring av styresammensetningen i ønsket om å knytte ARENA nærmere ISV. Det ble videre lansert et alternativ der dagens styre vil støttes av et faglig råd. Styrearbeidet idag preges av mange orienteringssaker og lite vedtakssaker, der vedtak ofte gjøres på fakultetsnivå. Dette sannsynliggjør det hensiktsmessig med en modell som introduserer et faglig råd, hvor en kan se for seg to årlige styremøter og to årlige møter i det faglige rådet. Diskusjonen med dekanen angående lederstillingen handlet om at denne lyses ut, at interne kan søke, og at det vil bli stilt krav til forskningsbakgrunn, interesse og deltakelse i innhenting av eksterne midler, samt at vedkommende kan beherske et skandinavisk språk. Styret diskuterte habilitetsutfordringer, kvalifikasjonsvurderinger, herunder fagfelt, språkkrav og lederegenskaper, involvering av ansatte i ansettelsesprosessen og ansattes behov for å holdes informert. Viktigheten av at utlysningsteksten er tydelig ble understreket, ettersom den definerer kriterier for å rangere kandidatene. Styreleder tar kontakt med dekanen for å diskutere på hvilken måte ansatte kan fornuftig involveres.