Møtet ble satt 25. november 2019 kl. 15.29 i ARENAs seminarrom i Gaustadalléen 30, og ble hevet kl. 16.55.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Ingvild Marheim Larsen
Steinar Stjernø
Marit Eldholm
Johanne Døhlie Saltnes
Forfall: Asgeir Fløtre
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Tilstede fra SV-fakultetet:
Fredrik Emil Olsbu (under V-SAK 2).
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Én sak ble meldt inn i forkant av møtet til styreleder til V-SAK 5: Eventuelt.
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med denne.
Orienteringssaker
O-SAK 1: Protokoll fra styremøtet 16. september 2019
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 16. september 2019
O-SAK 2: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Erik Oddvar Eriksen orienterer om status for oppnevning av nytt styre for kommende periode og takker sittende styre for jobben. ARENA har nylig feiret 25-årsjubileum med halvdagskonferanse på Litteraturhuset. Arrangementet var fullbooket, og inneholdt blant annet med gode innledninger fra viserektor Åse Gornitzka, utenriksminister Ine Eriksen Søreide, og keynote av Brigid Laffan, professor ved EUI, som beskrev EØS-avtalen som organisert hykleri. Senterleder informerte videre om at ARENAs deltakelse er meldt inn til prosessen for neste SFF-runde. Det jobbes forøvrig iherdig med ny ITN-søknad som sendes over nyttår. ARENA sendte inn seks søknader til NFRs søknadsfrist i april, der det forventes svar i midten av desember. Utover den utlyste senterlederstillingen som vil bli diskutert under eget punkt, er det for tiden tre pågående tilsettingssaker ved enheten (utlyst PhD-stilling, post-doktorstilling tilknyttet EU3D og en fulltidsassistentstilling delt mellom prosjektene EU3D og DiCE). Flytteprosessen til Gaustadalléen 30 tok mer tid enn forventet, men ARENA er nå mer eller mindre godt på plass i nye lokaler.
O-SAK 3: Tilsetting i stilling som senterleder
Styreleder informerer om status i saken. Det er innkommet 11 søknader. Innstillingskomiteen har kommet frem til kandidater de finner interessante å gå videre med. De første intervjuene avholdes 26. november. Styret informeres deretter om søkerlisten.
Forøvrig ble stillingen utlyst etter kunngjøringsteksten ble godkjent av fakultetsstyret 27. september, med samtlige endringer foreslått av ARENAs styre, med søknadsfrist 6. november. Dekan Nils-Henrik von der Fehr, fakultetsdirektør Gudleik Grimstad og ARENAs styreleder Magnus Gulbrandsen leder tilsettingsprosessen fra fakultetsnivået og utgjør innstillingskomiteen. Det er antydet at sittende senterleder vil kunne forlenges i stillingen inntil ny senterleder er på plass.
Ansatterepresentanter i styret melder om et uttalt ønske fra staben om mer informasjon i saken, spesielt hva gjelder prosess. Det diskuteres hvordan kunngjøringsteksten, som er åpen, har nedfelt klare kriterier som blir fulgt i vurderingen. Videre er ARENAs styre innstillende myndighet til fakultetsstyret, som tar den endelige beslutningen. Det blir trolig dermed nødvendig med et ekstraordinært styremøte for å behandle denne saken. Styret enes om å sette 16. desember som tentativ dato, forutsatt at prosessen er tilstrekkelig klar til dette. Det diskuteres om muligheter for at staben kan inkluderes i tilsettingsprosessen, og informasjonsbehovet understrekes. Det besluttes at styreleder tar dette videre med dekanen som leder av innstillingskomiteen.
Ordinære saker
V-SAK 2: Budsjett 2020 og langtidsprognose
Seniorrådgiver Fredrik Emil Olsbu gikk gjennom budsjettet for 2020 og langtidsprognosen. Inntektsprognosen blir gjennomgått først. I hovedtrekk trenger ARENA i gjennomsnitt 23 til 24 millioner i året for å holde dagens aktivitetsnivå. UiOs belønningsmekanisme for EU-prosjekter og fakultetets fordelingsmodell blir forklart. Videre vises det til forventning om nye NFR-inntekter samt forventede eksterne inntekter i langtidsprognosen som innebærer prosjekter tilsvarende et ERC-, et koordinator- og et partnerprosjekt. Senterleder beskriver hvordan staben jobber aktivt for å lykkes i dette. Utfordringen med endrede rammevilkår i form av kravet om nedbetaling av det historiske underskuddet blir diskutert på nytt, og viktigheten av at ny leder får god opplæring i dette av nåværende leder understrekes.
Avslutningsvis ble styret informert om brevet ARENA har mottatt fra Eiendomsavdelingen, der det fremgår at ARENA trolig vil måtte betale mellomlegget for SUMs økte husleie for deres nye lokaler i Nydalen, siden ARENA har fått redusert sin husleie ved flytting til Gaustadalléen 30. Begrunnelsen ligger i en såkalt strategisk omrokkering grunnet i at de to enhetene måtte flytte ut av Sognsveien 68 samtidig, men med ulike nye leiebetingelser.
Saksdokumenter:
Vedtak: Styret godkjenner budsjettet for 2020 og tar langtidsprognosen til orientering.
V-SAK 3: Årsplan 2020 - 2022
Styret diskuterte utkast til årsplan 2019-2021 i styremøte 13. mai, og et oppdatert utkast etter dette møtet foreligger, nå for perioden 2020-2022. Fokuset har vært å tydeliggjøre prioriteringer og skape et mer strategisk dokument, som også er i tråd med både SV-fakultetets og UiOs overordnede målsetninger. Årsplanen har ikke vært diskutert med staben siden stabsseminaret i januar. I styremøtet i mai støttet styret fokuset på revitalisering av forskningsgruppene. Det ble foreslått tydeligere promotering av intern forskning, mer aktiv involvering av juniorforskere, og det ble etterspurt hvorvidt det bør tydeliggjøres at måltallet for innsendte søknader bør være fleksibelt, med henblikk på stabens størrelse og sammensetning til ethvert tidspunkt. Det ble også foreslått at noe om publikasjonskanaler bør inn i dokumentet, med eventuelle mål på antall publikasjone. Dette ble forsøkt tatt inn i dokumentet etter møtet i mai. Styret diskuterte i sitt møte nå blant annet om fokuset på juniorforskerne kommer tydelig nok frem, hva intern forskning innebærer, hvorfor SFF-prosessen ikke er nevnt i dokumentet og om det er fornuftig med bruk av mål på publikasjonstall. Det ble påpekt at tiltakene har ulik detaljeringsgrad. Det ble også diskutert hvordan dokumentet er tenkt brukt. Styret presiserte at viktigheten av at det i samråd med ny senterleder legges til rette for en prosess med nåværende dokument som utgangspunkt.
Saksdokumenter:
Vedtak: Styret godkjenner forslaget til ARENAs årsplan for 2020 - 2022 med de kommentarer som fremkom i møtet.
Orienteringssaker
O-SAK 4: Personalsaker
Styret tok oversikten over personalsaker siden forrige styremøte til orientering.
Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker
Styret tok oversikten til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 4: Møteplan for 2020
Følgende møtedatoer for styremøter i 2020 ble fremlagt styret:
(Mandag 25. februar 2020)
Mandag 13. mai 2020
Mandag 19. august 2020
Mandag 18. november 2020
Tidspunkt for møtene ble foreslått fortsatt fastsatt til kl. 15.30, og møtene vil finne sted i ARENAs seminarrom i Gaustadalléen 30.
Styret mente det nye styret bør få muligheten til å avgjøre dette selv, men at dette vedtas som en foreløpig plan.
Vedtak: Styret slutter seg til den fremlagte møteplanen. Møter kan flyttes der ønskelig.
V-SAK 5: Eventuelt
To saker ble diskutert under eventuelt. Den innmeldte saken gjaldt valg av ansatterepresentanter til nytt styre. Det nye administrasjonsreglementet gir uforutsette utslag i det at det heretter skal velges tre representanter fra tre ulike ansattegrupper; fra de fast vitenskapelige ansatte, de midlertidig vitenskapelige ansatte og de teknisk-administrative. Det er få valgbare i hver gruppe, og det er krav om kjønnsbalanse ved UiO. Det ble diskutert om det er hensiksmessig å ha valg når gruppene er så små. Det har gitt spesielt uheldige utslag nå siden mange midlertidige er på kortere kontrakter enn valgperioden. Styreleder viste til positive erfaringer med valg av kandidater for kortere tid med et eventuelt bytte halvveis.
Den andre saken som ble diskutert var nødvendigheten av et ekstraordinært styremøte for å behandle tilsetting av ny senterleder. Styret ble enige om tentativ dato 16. desember kl. 15. Øvrige styremedlemmer informeres om dette på e-post.