Møtet ble satt 11. mai 2020 kl. 15.40 og hevet kl. 17.00. Møtet ble avholdt via Zoom.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Asgeir Fløtre (nestleder)
Agnethe Dahl
Bjørn Høyland
Johanne Døhlie Saltnes
Asimina Michailidou
Geir Ove Kværk
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Tilstede fra SV-fakultetet:
Fredrik Emil Olsbu (seniorrådgiver, økonomi).
Ordinære saker
Styreleder ønsket det nye styret velkommen og startet møtet med en presentasjonsrunde.
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Styreleder ber om at O-sak 1: Hva skjer? og O-sak 5: Øvrige orienteringssaker slås sammen under ledelsens fremleggelse av sakene.
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 6. januar 2020
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Forslag til protokoll fra styremøtet 6. januar 2020
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Erik Oddvar Eriksen orienterer om hvordan de siste månedene under korona-situasjonen har blitt håndtert ved senteret. Universitetets bygninger er stengt, men to ansatte har blitt gitt særskilt adgang til kontorene. Det har blitt kjøpt inn noe nødvendig utstyr til ansattes hjemmekontor, og andre har hentet utstyr fra jobbkontoret. Hovedinntrykket er at aktiviteten går som normalt, men i andre former; uten reisevirksomhet, med digitale møter, osv. Det er videre hektisk aktivitet i GLOBUS-prosjektet som avsluttes i mai måned. Det har også vært høy aktivitet på PLATO-prosjektet, der blant annet ESRene har vært på sine "non-academic secondments" hos prosjektets private partnere og de siste PhD-kursene er blitt organisert. EU3D-prosjektet har mottatt en svært positiv evaluering i forbindelse med prosjektets første rapporteringsperiode. Det gjenstår uavklarte søknader, den ansatte senterlederen tiltrer i oktober, og det informeres om øvrige endringer i staben. Styret diskuterte viktigheten av å opprettholde digital kontakt med ansatte for å tilrettelegge for faglig aktivitet, og å videreføre positive erfaringer og nyervervet digital kompetanse fremover. Situasjonen gir muligheter til å gjøre ting annerledes, med mulige gevinster i å nå et bredere publikum, andre målgrupper, kostnadsbesparelser og klimahensyn. Styret påpekte at det er positivt at stipendiater vil kunne søke om forlengelse som følge av tapt arbeidstid pga omsorg for barn, og ba ledelsen ta saken om tilsvarende ordning for post-doktorer videre med fakultetet. Nedgangen i publikasjonspoeng ble forklart som følge av naturlige svingninger. Gjenåpning av universitetet og tilbakeføring av ansatte ble drøftet. Styret anerkjente den fortsatt høye aktiviteten og krysser fingre for søknadene til NFR.
O-SAK 2: Status oppfølging årsplan 2020-2022
Administrativ leder innledet kort om bakgrunnen for og hovedtrekk i senterets årsplan for treårsperioden, som også ble diskutert i det forrige styrets siste møte før jul. Det var imidlertid første gang status for oppfølging av tiltakene ble presentert. Styret etterspurte tanker rundt ARENAs ønske om å være med i den nasjonale debatten og hvor synlig ARENA skal være. Senterleder understrekte at synlighet er viktig, på en måte der en unngår en politisert tilnærming. ARENAs deltakelse på Arendalsuka og utadrettede arrangementer illustrerer ønsket om å ville bidra i den norske debatten. Senterleder viste også til en forsiktighet i å pålegge forskere mer arbeid. Styret uttrykte noe bekymring for mulig vakuum i forbindelse med overgang til ny leder først i oktober. Det ble videre påpekt at det fremkommer flere detaljer i økonomidokumentet som med fordel burde vært inkludert i oppfølgingen av tiltak i årsplanen, eksempelvis SFF-søknad. Det ble også bemerket at årsplanen er utydelig hva gjelder overordnede mål for 2020 versus de etterfølgende årene, spesielt med tanke på prioriteringer. Styreleder informerte om at tilsvarende problemstillinger også har vært diskutert i det forrige styret og ba ARENA ta dette videre med staben og ny senterleder. Hvordan skal dokumentet brukes til styringen av ARENA, hvilke prioriteringer og kanskje vurdere om milepæler ville kunne fungere bedre?
Foruten overstående kommentarer tok styret saken til orientering.
Saksdokumenter:
Oppfølging ARENAs årsplan 2020-2022
O-SAK 3: Personalsaker
Senterleder orienterte kort om personalsaker siden forrige styremøte.
Styret tok oversikten til orientering.
Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 4: ARENAs økonomiske situasjon og oppdatert prognose
Senterleder orienterte om sakens bakgrunn, forklarte avvikene i årsregnskapet og fremla ARENAs forslag til innsparinger og inntektservervelse for å endre situasjonen på kort sikt som innebærer et mål om å betale tilbake deler av underskuddet. Han fremla ARENAs ønske om å be fakultetsstyret gjøre en realitet ut av tillegget i vedtaket fra fakultetsstyrets møte i september 2018 om å "følge med på virkningene av ny modell og vurdere om det bør iverksettes tiltak for å motvirke eventuelle uønskede konsekvenser av modellen". ARENAs foreslåtte langsiktige løsning til fakultetet er todelt, der ARENA ber om at diskusjonen om et eget masterprogram gjenopptas, og gjeninnføring av grunnbevilgning/endring av skattemodellen. Senterleder beskrev bakgrunnen for, relevansen av og detaljer fra ARENAs såkalte historiske underskudd fra 2015. Det ble for øvrig vist til gjennomgang av økonomisk status, regnskap og oppdatert prognose i saksnotatet. Senterleder understreket at det kreves mye av senteret men at vi anser dette som realistisk. Seniorrådgiver Fredrik Olsbu fra økonomiseksjonen ved fakultetet påpekte at effekter av koronasituasjonen ikke er tatt inn i prognosen, fordi dette per idag er uavklart med tanke på redusert arbeidsgiveravgift, regelverk for forlengelser osv. Styret diskuterte fordelingsmodellen, og bakgrunnen for dens innføring, all den tid den ikke gagner ARENA. Styret viste interesse og entusiasme for ønsket om eget masterprogram, samtidig som det ble stilt spørsmålstegn ved realismen i forslaget med tanke på endring av modellen, overføring av studieplasser og endring av stillinger. Det ble også diskutert hvorvidt en ny diskusjon om finansieringsmodellen vil være fruktbart. Styret uttrykte overraskelse over at saken er kommet opp og bekymring for hva slags incentiver det gir forskerne. Styret ga ARENA støtte til å oppfordre fakultetsstyret til å igangsette vurderinger av negative konsekvenser av modellen, og viste til at argumentene fra innspillene til fordelingsmodellen fra 2018 står seg. Styret presiserte at det er viktig å signalisere at dette er en vanskelig situasjon for senteret og dets ansatte, det skaper uro og press med slike overraskelser som kommer. Det understrekes at det er kjent høy risiko ved å drive eksternfinansiert forskning, og spesielt høy risiko i den type søknadsprosesser som ARENA deltar i som SFF og Marie Curie. Styreleder påpeker også at nedskjæringer vil kunne gjøre at man vil kunne miste muligheter til å konkurrere om midler. Finansieringsmodellen belønner i mindre grad forskning enn studier, som er i utakt med tiden der stadig mer blir eksternfinansiert. Styret tar saken om ARENAs økonomiske situasjon til orientering, og støtter nye initiativer til innsparing og nye inntekter, mer er bekymret for at det dukker opp overraskelser som skaper uro og press på personalet som kunne vært unngått fra UiOs side.
Saksdokumenter:
O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker
Saken ble diskutert under O-sak 1.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 4: Eventuelt
Styreleder ba om at det fra neste møte legges inn en egen sak avslutningsvis om "Styrets fem minutter", uten ARENAs ledelse til stede.