Møtet ble satt mandag 20. september 2021 kl. 15.30, og hevet kl. 17.00. Møtet fant sted ved Clarion Collection Hotel Gabelshus, Oslo.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Agnethe Dahl
Asgeir Fløtre
Bjørn Høyland
Trym Nohr Fjørtoft
Geir Ove Kværk
Asimina Michailidou
Tilstede fra ARENA:
Daniel Naurin (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Styret kommenterte feil bruk av V-sak under sak 4 og 5, som bes rettes til D-saker fra neste møte. Styret ba også om å få saksdokumenter tilsendt samlet i én PDF-fil fremover.
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 25. mai 2021
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokument:
Protokoll fra styremøtet 25. mai 2021
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Daniel Naurin informerte om prosjektsøknader, herunder arbeidet med AGORA-søknaden som arbeides med frem mot frist 16. november, og som var diskusjonstema for dag 2 på stabsseminaret på Gabelshus der alle ansatte deltar. Det ble også informert om andre planlagte horizon-søknader, hvor ARENA deltar som partner, samt om ARENAs fellesløft-søknad som fortsatt er uavklart. Videre er mange ansatte tilbake på kontorene, mange kombinerer med hjemmekontor et par dager i uken, og møtevirksomhet foregår i stor grad i hybrid format, men med ønske og fokus om å skape miljø. Styret diskuterte viktigheten av fysisk tilstedeværelse og møtepunkter for relasjonsbygging og bidrag til arbeidsmiljøet. Senterleder orienterte videre om ARK-prosessen ved ARENA hvor vi venter svarene fra spørreundersøkelsen og har invitert til første kartleggingsmøte med staben 12. oktober. Styret uttrykte forøvrig uro knyttet til lengden på utlyste, to-årige post-doktorstillinger, og utfordringer samt mulige løsninger ble diskutert.
Saksdokumenter:
Personalsaker (Unntatt offentligheten, jfr Offentlighetsloven § 25)
O-SAK 2: Regnskap per august 2021 og oppdatert prognose
Styret fikk ikke tilsendt oversikt over regnskap og prognose i sakspapirene, siden ARENA ikke har regnskapsoversikt med sammenlignbare tall etter overgangen til nytt økonomisystem. Dette har med måten inntekter regnskapsføres på etter overgangen, og at arbeid med prognosen pågår. Det ble uttrykt bekymring for at tallene ikke snakker sammen og for ekstraarbeidet dette medfører. Saken ble utsatt til neste styremøte.
O-SAK 3: Status strategiarbeid høsten 2021
Senterleder orienterte om status for strategiarbeidet og den pågående fakultetsprosessen. Dette har vært tidkrevende og innebåret mye jobb forrige semester, og prosessen skal materialiseres i et dokument som svarer på dekanens bestilling til ARENA. Senterleder orienterte om forslaget til svar, og ba om styrets reaksjoner. Styret diskuterte dokumentets form, status, samt diverse detaljer i forslaget.
Styret tok dokumentet til orientering med de kommentarer som fremkom i møtet. Styret inviterer til å sirkulere ny versjon når dette foreligger, for nye kommentarer og innspill.
Ordinære saker
V-SAK 3: Årsplan 2021 - 2023
Utkast til ARENAs årsplan 2021-2023 fulgte vedlagt. Styret diskuterte årsplanen også på forrige møte, uten å fatte noe vedtak. Nåværende dokument inneholdt små endringer fra forrige møte.
Styret diskuterte blant annet detaljnivå, milepæler og kriterier og det norske perspektivet.
Vedtak: ARENAs styre godkjenner forslaget til årsplan for perioden 2021-2023.
Saksdokument:
Forslag til årsplan 2021 - 2023
V-SAK 4: Eventuelt
Ingen saker.
V-SAK 5: Styrets fem minutter
Styret samlet uten ARENAs ledelse tilstede. Ikke protokollført.