Møtet ble satt mandag 18. september 2023 kl. 14, i ARENAs seminarrom SBU30 i Gaustadalléen 30A, og ble hevet kl. 15.20.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen
Agnethe Dahl
Bjørn Høyland
John Erik Fossum
Tyra Stave
Tilstede fra ARENA:
Daniel Naurin (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Forfall:
Asgeir Fløtre
Martin Moland
Trym Nohr Fjørtoft
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 15. mai 2023
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 15. mai 2023
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Den faglige innledningen ved post-doktor Trym Nohr Fjørtoft utgikk pga fravær. Daniel Naurin orienterte om status for søknadsarbeid i høst, hvorav to starting grant-søknader, to UiO-demokrati-søknader samt søknadsplaner lenger frem. Det ble videre orientert om stipendiat Martin Molands disputas uken før, høstens gjesteforskere, det pågående rapporteringsarbeidet for EU3D-prosjektet, samt workshops og doktorgradskurs som er blitt avholdt siden forrige styremøte. Årets stabsseminar vil bli avholdt senere i uken, i år på Soria Moria og omhandler stipendiatenes prosjekter (dag 1) og senterets kommunikasjonsstrategi (dag 2). Forøvrig ser vi frem til årets ARENA-forelesning, som i år arrangereres som årets Eilert Sundts forelesning på SV-fakultetet, der John Ikenberry fra Princeton University skal innlede. Personalsaker siden forrige møte ble også gjennomgått.
Styret tok saken til orientering.
Saksdokumenter:
Personalsaker (unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25)
O-SAK 2: Kommunikasjonsstrategi
Forskningsrådgiver Tyra Kristiansen Stave presenterte arbeidet med kommunikasjonsstrategien, som skal diskuteres med ARENAs ansatte på det foranstående stabsseminaret senere i uken. Arbeidet er strategisk rettet, med mål om et dokument som vil fungere som et vedlegg til årsplanen. Sentrale momenter omhandler identifisering av målgrupper, lage oversikt over egne kanaler, hvordan benytte nyhetsbrev, og målet om en ressursbank. Mulige utfordringer ble diskutert med styret, herunder vurderinger knyttet til medieopptredener, sosiale medier, regi over dagsorden, hvordan skåne ansette for trykk, samt hva springer ut fra ARENA versurs prosjektene, vurderinger av kostnad og innsats, open access og impact.
Styret takkes for gode innspill og saken tas videre på ARENAs stabsseminar senere i september.
Styret tok saken til orientering.
O-SAK 3: Regnskap per august 2023
Administrativ leder gikk gjennom hovedtrekkene for regnskapet per 31.08.2023. Aktiviteter går i hovedsak som planlagt og det er ingen store avvik fra budsjett per utgangen av august. Tallene viser noe lavere inntekter enn budsjettert, som har å gjøre med at prosjektinntekter regnskapsføres i tråd med kostnadsbruk. Dette forventes å jevne seg ut i løpet av året. Personal- og driftskostnadene er også noe lavere enn budsjettert, mens investeringskostnadene er noe høyere, som følge av mange nye ansatte i løpet av året. ARENA står forøvrig foran to sluttrapporteringer av EU-prosjekter, herunder koordinatorprosjektet EU3D, hvor vi venter på økonomiske rapporter fra partnerne, før vi ser hvordan det endelige kostnadsbildet blir.
Styret bemerket at språket i notatet bør være gjort mer tilgjengelig for leseren. Forøvrig ble regnskapet tatt til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
D-SAK 1: Endring av administrasjonsreglement
ARENA hadde mottatt forespørsel fra fakultetsdirektør vedrørende endring av senterets administrasjonsreglement. Fakultetsledelsen ba om at administrasjonsreglementet både endres i tråd med revisjonen av Normalregler for institutter ved UiO fra 2021, og i tillegg noen mer substansielle endringer som at ordningen med ekstern styreleder bes avskaffet, og at tilsatt senterleder trer inn i rollen i stedet. ARENA ba styret diskutere forslaget.
Styrets diskusjon omhandlet ekstern styreleder versus senterleder, viktigheten av å ha medlemmer i styret som kommer utenfra, muligheten for et faglig råd og nestleder,
Styret synes enig om en pragmatisk tilnærming, men påpekte usikkerhetsmomentene rundt prosessen videre, intensjoner bak forslaget, og understreket ønsket om eksterne medlemmer. Senterleder utarbeider et forslag til svar til fakultetet, som distribueres til styret før det sendes inn.
ARENAs svar av 3. oktober følger vedlagt.
Saksdokumenter:
ARENAs administrasjonsreglement
ARENAs administrasjonsreglement med nye forslag
Henvendelse fra fakultetsdirektør
D-SAK 2: Eventuelt
Ingen saker.
D-SAK 3: Styrets fem minutter
Ikke avholdt.