Protokoll fra fakultetsstyret

Ordinære saker

Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden.

Godkjenning av protokoll fra møte 7.06.2018
Protokoll fra fakultetsstyrets møte 7.6.2018 var vedlagt saken.

Vedtak:

Protokollen godkjennes.

Opptaksrammer for studieåret 2019/2020

• Notat fra dekanen av 17.9.2018 var vedlagt saken.
• Søknad fra Psykologisk institutt om endringer i opptaksrammen var vedlagt saken.
• Oppsummering fra fakultetets dialogmøter med grunnenhetene var vedlagt saken.

Fakultetet skal innen 1. oktober foreslå overfor Universitetsledelsen opptaksrammer for de enkelte studietilbud for studieåret 2019/2020. Rammene vedtas av Rektor på Universitetsstyrets fullmakt i november 2018. Fakultetet har kun mottatt en søknad om endringer i opptaksrammer fra Psykologisk institutt.

Fakultetet har satt av 2017, 2018 og 2019 til arbeid med dimensjonering av studieprogrammene. Fakultetet vil samtidig fortsette arbeidet med å øke inntakskvaliteten.

Fakultetet følger de ulike studieprogrammenes utvikling over tid og merker seg hvilke studieprogrammer som går bra og hvilke som gjør det mindre bra. Fakultetet vil gå i dialog med enhetene om aktuelle forbedringstiltak for å se om situasjonen kan bedres fremover. Samtidig ønsker fakultetet å utrede mulighetene for å etablere et bachelorprogram i samfunnsvitenskap og eventuelt et bachelorprogram i innovasjon.

Det foreslås ingen endringer i opptaksrammen som medfører refordeling mellom grunnenheter for studieåret 2019/2020.

Vedtak:

Fakultetsstyret vedtar dekanens forslag til opptaksrammer for studieåret 2019/2020.

Økonomirapport for 2. tertial 2018

• Notat fra dekanen av 17.9.2018 var vedlagt innkallingen.

Generelt

Ved utgangen av 2. tertial hadde fakultetet totalt 161,3 milioner kroner i akkumulerte, ubrukte midler. Dette fordeler seg på 99 millioner kroner på basis og 62 millioner kroner på bidragsprosjekter.

Basisvirksomheten

Regnskapet ved utgangen av tertial 2 2018 viser et avvik mellom budsjett og regnskap på 7,5 mill. kr. Det er hovedsakelig mindreforbruk på lønn som forklarer avviket.

Inntekter ligger ca. 0,85 mill. kr under budsjett.

Personalkostnader utgjør ca. 259,5 mill. kr noe som er ca. 7,5 mill. kr lavere enn budsjettert. Det er et overforbruk på timelønn med ca. 1,0 mill. kr og overtid med ca. 0,5. mill. kr Alle kjente endringer på personal er oppdatert i årsprognosen.

Driftskostnader er helt i tråd med budsjettet for fakultetet som helhet. Underliggende er det merforbuk på PSI med ca. 3,5 mill. kr og underforbruk på fakultetsadministrasjonen på 1,0 mill. kr og styrepotten på 1,0 mill. kr.

Det er brukt ca. 350 000 kr mer på investeringer enn budsjettert.

Nettobidrag er den andel av den interne ressursbruken som finansieres av ekstern finansiør. Intern ressursbruk består hovedsakelig av frikjøp av faste vitenskapelige ansatte og indirekte kostnader. Ved utgangen av 2. tertial har fakultetet bokført ca. 2,1 mill. kr mer i nettobidrag enn budsjettert.

Inntekter er oppjustert med ca. 2,9 mill. kr i årsprognosen.

Personalkostnader er oppdatert med alle kjente endringer. Totalt er prognosen for personalkostnader redusert med ca. 6,8 mill. kr for året som helhet. PSI har en økning på ca. 1,2 mill. kr, mens ISS, Fakultetsadministrasjonen og Økonomisk institutt reduserer sine anslag i prognosen med totalt ca. 2,0 mill. kr hver.

Driftskostnader er i prognosen for 2018 økt med i underkant av 2 mill. kr. Dette gjelder i hovedsak PSI og er knyttet til etterslepet fra 2017 og klinikkdriften, som kommentert i avsnittet for driftskostnader.

Totalt for året øker prognosen for nettobidrag med ca. 3,5 mill. kr. Dette skyldes,nye prosjekter, korreksjoner fra 2017 og gunstig valutakurs. Underskudd, valutatap og generelt noe overforbruk på enkelte prosjekter medfører økt prognose for utgifter ved prosjektavslutning, tilsvarende ca. 1,9 mill. kr for 2018.

Oppdatert årsprognose viser nå et anslag for 2018 på 91,6 mill. kr i ubrukte midler, dette er opp 9,4 mill. kr fra budsjettet for 2018.

Eksternt finansiert virksomhet

Aktiviteten på eksternfinansiert virksomhet går i all hovedsak som planlagt. Det legges ned betydelig ressurser i prosjektsøknader med fokus på prosjekter med høy faglig standard.

Per utgangen av august 2018 er det totalt 223 aktive eksternfinansierte prosjekter ved fakultetet, hvorav 24 er nye inneværende år. Fakultetet har blitt tildelt 3 ERC Starting Grants med to til psykologisk institutt og ett til økonomisk institutt, effekten av disse vil først sees i 2019 og fremover. I tillegg har Arena blitt tildelt to EU prosjekter, hvorav de er koordinator på ett av prosjektene.

Per 2. tertial 2018 er det 62,3 mill. kr i ubrukte midler, noe som er 25,3 mill. kr mer enn budsjettert.

Fakultetet har mottatt ca. 11,3 mill. kr mer i inntekter enn budsjettert. Avvikene er i all hovedsak periodiseringsavvik.

Personalkostnadene er 4,4 mill. kr lavere enn budsjettert. Ca. 1,8 mill. kr fra NAV er bokført som offentlige refusjoner og går som reduksjon av personellkostnadene. Det reelle underforbruket per 2. tertial er da ca. 2,6 mill. kr og er hovedsakelig grunnet forsinkelse i oppstart ved nye prosjekter samt opprettelsen av nye prosjekter og noe korreksjoner på eksisterende portefølje.

Driftskostnadene er ca. 9,0 mill. kr lavere enn budsjettert. Store deler av avviket er periodiseringsavvik, men samtidig er det lite sannsynlig at prosjektene klarer bruke opp midlene avsatt til drift i inneværende år. Eventuelle ubrukte midler blir overført til 2019.

Nettobidraget er 1,4 mill. kr mer enn budsjettert.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner regnskapsrapporten pr. 2. tertial 2018 og ber dekanen legge fram forslag til tiltak for å redusere akkumulert overskudd i møtet 6. desember.

Fordelingsmodell
Notat fra dekanen av 24.9.2018 var vedlagt innkallingen.

• Arbeidsutvalgets forslag til ny fordelingsmodell var vedlagt innkallingen
• Dekanen forslag til fordeling av studieplassfinansiering for de tverrfgalige programmene var vedlagt innkallingen
• Sakspapirer fra fakultetsstyrets møtet 7.6.2018 om saken var lenket opp til innkallingen.

Dekananens forslag til ny fordelingsmodell i notat av 24.9.2018:

1. Dekanen tilrår at opptaksrammene vert lagt til grunn for dimensjonering av grunneiningane og fordeling av studieplassinntekter og kandidatmidlar.
2. Dekanen tilrår at grunneiningar som eig EKSISTERANDE tverrfagleg studieprogram får 25 % av studieplassinntektene frå programmet. Dei resterande 75 % vert fordelte ut frå produserte studiepoeng på programma dei siste fem åra. Kandidatproduksjonen går direkte til programeigar.
3. Dekanen tilrår at ISS, i kraft av å vere fakultetet sin koordinator for lektorprogrammet, får 25 % av inntektene. Fakultetet får studieplassinntekter for lektorprogrammet, men har ikkje opptaksrammer (sidan studentane har opptak ved UV-fakultetet). Resten av inntektene vert fordelte proporsjonalt mellom dei grunneiningane som leverer meir enn 10 % av studiepoenga til studentane på programmet, ut frå den relative andelen av studiepoenga.
4. Dekanen tilrår at budsjett for satsingar, fakultetsadministrasjon og fellestenester vert fastsett av fakultetsstyret, og finansiering vert sikra gjennom å halde attende ein tilsvarande sum av fakultetet sine samla inntekter. Alle inntekter – også eksterne - vert skattlagde med same sats.
5. Dekanen tilrår at institutta betaler internhusleige som før, men at denne ikkje vert utlikna i inntektene (auke i arealbruk må dekkast av einingane sjølve). Internbetaling for alle andre tenester fell bort.
6. Dekanen tilrår at fakultetet fører vidare satsingar som kjem frå universitetet. Når det gjeld fordeling av rekrutteringsstillingar (stipendiat og postdoktorar) tilrår dekanen at det vert utarbeidd nye måltal som tek omsyn til einingane sin relative storleik. Det vert tilrådd at fakultetsleiinga kan fråvike måltala dersom dette tener til å nå fakultetet sine strategiske mål. I tillegg kan fakultetsstyret vedta eigne satsingar finansiert ved avsettingar i budsjettet, slik som for fakultetsadministrasjonen. Det må til ein kvar tid være opp til fakultetsstyret å fastlegge omfanget av satsingar.
7. Dekanen tilrår at det vert lagt «glatta» tal til grunn for studiepoengproduksjon – det vil seie tal baserte på den gjennomsnittlege studiepoengproduksjonen for tre føregåande år (inntektene for 2018 vert då baserte på tal for åra 2014 til 2016).
8. Dekanen tilrår at særskilte overføringar vert fjerna og baka inn i tilpassingsleddet.
9. Dekanen tilrår at det vert innført ein resultatindikator for kandidatproduksjon, slik det alt er gjort i KD og UiO sin fordelingsmodell.
10. Dekanen tilrår at halvparten av tilpassingsleddet, som er innført for å nøytralisere verknaden av ny budsjettmodell i første budsjettår, vert redusert med 10 % om året i fem år og deretter vert gjort permanent med 8,8 mkr ekstra årleg til Psykologisk institutt

Vedtak:

Fakultetsstyret vedtar forslaget til ny fordelingsmodell.

Fakultetstsyret vedtar at omfordeling av midler til Psykologisk institutt skjer med utgangspunkt i ny fordelingsmodell og at halvparten av tilpasningsleddet reduseres med 10 % årlig i fem år og deretter gjøres permanent med 8,8 mkr ekstra årlig til instituttet. 

Fakultetsstyret ber dekanen følge med på virkningene av ny modell og vurdere om det bør iverksettes tiltak for å motvirke eventuelle uønskede konsekvenser av modellen.

Fakultetsstyret ber dekanen komme tilbake med en sak om videre håndtering av de tverrfaglige programmene i et senere fakultetsstyremøte.    

Møteplan for 2019

• Notat fra dekanen av 18.9.2018 var vedlagt innkallingen.

Møter:

21.-22. mars 2019: Styreseminar (lunsj til lunsj)
13. juni 2019: Ordinært styremøte
26. - 27. september: Styreseminar (lunsj ttil lunsj)
5. desember 2019: Ordinært styremøte

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til møteplan for 2019.

Diskusjonssaker

Forslag til årsplan 2019-2021

• Dekanens forslag til årsplan for 20119-2021 var vedlagt innkallingen.

Årsplanen bearbeides videre med utgangspunkt i de innspill det var enighet om i møtet. Saken legges fram for styret for vedtak i møtet 6. desember 2018.

D-SAK 2

Eventuell oppfølging av styreseminaret på Lysebu torsdag 27. september

Nils-Henrik von der FehrNils-Henrik von der FehrDeltakere på styreseminaret var fakultetsstyret, institutt- og senterledere og fakultetsledelse. Styreseminaret ble avsluttet med en felles middag:

Nils-Henrik von der Fehr, Grete Brochmann, Bjørn Høyland, Tarald Laudal Brekke, Caroline Hals, Kristine Berg Heggelund, Truls Olaussen Sætrang, Paula Mortensen, Tor Saglie, Ellinor Major, Tim Brennen, Knut Gunnar Nustad, Steinar Holden, Katrine Fangen, Anne Julie Semb, Fulvio Castellacci, Erik Oddvar Eriksen, Pål Kraft.

Fra administrasjonen: Tone Vold Sarnes, Gudleik Grimstad (ref.)

Tema for styreseminaret 27.9.2018:

I. Evaluering av norsk samfunnsvitenskapelig forskning (SAMEVAL) og utdanning (KOMBEVAL)

Prodekan for forskning, Tim Brennen, innledet om SAMEVAL. Prodekan for undervisning, Ingjerd Hoëm, innledet om KOMBEVAL. Instituttlederne kommenterte egen oppfølging av evalueringen.

II. Innovasjon

Sitat fra UiOs årsplan for 2019-2020: «For å utvikle innsatsområdet «Ta kunnskap i bruk» skal enhetene utarbeide mål og tiltak innen næringsrettet og sosial innovasjon, kommersialisering, entreprenørskap og formidling.»

Prodekan for forskning, Tim Brennen, innledet.

III. Instituttledernes vurdering av egne enheters muligheter og utfordringer

Instituttleder ved Psykologisk institutt, Pål Kraft, presenterer instituttet.

Til eventuell videre oppfølging etter styreseminaret:

Styret foreslår at det arbeides videre, både i årsplan og i et senere temamøte med sosial innovasjon og hvordan fakultetets bidrag bør være. Dekanen bes vurdere om seminaret kan aktivere deltakerne mer, f.eks. gjennom gruppearbeid eller lignende. Dekanen bes vurdere om det er behov for å sette SHot-undersøkelsen opp som egen sak i et senere temamøte.

Orienteringssaker

• Protokoll fra møte i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg 29.5.2018 og 19.6. 2018 var vedlagt saken.

Fakultetsstyret tar saken til orientering.

Status årsplan 2018-2020

• Notat med presentasjon av status for årsplantiltakene  var vedlagt innkallingen.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orientering 

SHoT-undersøkelsen 2018

• Notat fra dekanen, med hovedfunn for fakultetet, fra Studentenes helse- og trivselsundersøkelse var vedlagt innkallingen.
• SHoT2018 Studentenes trivselsundersøkelse var vedlagt innkallngen.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orientering

Internkontrollsystem

Notat fra dekanen av 18.9.2018 var lagt ved saken.

Fakultetet har i 2018 etablert et internkontrollsystem. Det er utarbeidet et notat som viser de ulike elementene i internkontrollsystemet. Disse er hentet fra internkontrollsystemet til Direktoratet for økonomistyring, DFØ, og dekker hele fakultetets virksomhet. Fakultetet vil med denne sammenstillingen imøtekomme krav til internkontroll. Ooppfølgingen av internkontrollsystemet og årlige resultater av internkontrollen, vil bli behandlet som egen sak i fakultetsstyret hvert år i september. Styret avgjør om det er områder fakultetet bør prioritere som årsplantiltak.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orientering 

Strategisk plan 2030

Fakultetets og UiOs nåværende strategiske planer er begge vedtatt for perioden 2010-2020. UiO starter i dsse dager arbeidet med ny strategisk plan. Dekanen orienterte om at fakultetet vil komme tilbake til saken i senere møter i 2018 og 2019, og at styret vil bli bedt om å bidra inn i fakultetets arbeid med ny strategisk plan i styremøtene i 2018/2019.    

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orienteering 

Eventuelt

Det var ingen saker til eventuelt.