Protokoll fra møte i fakultetsstyret

Til stede: Nils-Henrik von der Fehr, Ingjerd Hoëm, Grete Brochmann, Bjørn Høyland, Martine Greek, Caroline Hals, Kristine Berg Heggelund, Truls Olaussen Sætrang, Christian Schønfeldt, Tor Saglie, Ellinor Major, Tim Brennen.

Fra administrasjonen: Tone Vold Sarnes, Gudleik Grimstad (ref.)

 
6. desember 2018, kl. 09.15 - 12.00, Fakultetsstyrerom 450, 4. etg Eilert Sundts hus

Ordinære saker
V-SAK 1 Godkjenning av dagsorden
Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden.

           
V-SAK 2

Godkjenning av protokoll fra møte 16.10.2018 
Protokoll fra fakultetssstyrets møte 16.10.2018 var vedlagt saken.

Vedtak:
Protokollen godkjennes.

           
V-SAK 3

Årsplan 2019 - 2021
Forslag til årsplan for 2019 - 2021 var vedlagt saken.

Det samfunnsvitenskapelige fakultets årsplan 2019-2021 omfatter dels en overordnet plan som angir retningen for den langsiktige utvikling av fakultetet, og dels en konkret  handlingsplan for gjennomføring av strategien de kommende tre år.
Årsplanen tar utgangspunkt i universitetsstyrets overordnede prioriteringer. Den er treårig og rullerende og blir revidert årlig.
Fakultetets formål er å bidra til utvikling og overføring av kunnskap i samfunnsvitenskap og derved tilføre samfunnet forskningsresultater og viten. Formålet nås ved å:

  • drive forskning på et høyt internasjonalt nivå;
  • tilby forskningsbasert undervisning opp til høyeste internasjonale nivå i form av profesjons-, bachelor- og masterutdannelse og forskerutdannelse;
  • delta i formidling og utveksling av kunnskap med samfunnet for øvrig og på den måten bidra med kunnskapsbaserte premisser for samfunnsdebatten.
  • bidra til innovasjon som løser samfunnsutfordringer og leder til konkrete endringer i samfunnet.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til årsplan for 2019 - 2021, med de endringer det var enighet om i møtet (Jfr. omtale av tiltak 15 under O-sak 3).

           
V-SAK 4

Forslag til budsjett for fakultetsadministrasjonen 2019
Notat fra dekanen av 29.11.2018 var vedlagt saken.

I disposisjonsskrivet til enhetene, datert 18. oktober 2018, vises en fordeling til Fakultetsadministrasjonen på 81,5 millioner kroner for 2019, mot en tildeling på 82 millioner kroner i 2018, en reduksjon på 0,5 millioner kroner.

Det budsjetteres med et isolert positivt resultat på ca. 5,4 millioner kroner for 2019. Resultatet skyldes en overføring fra potten for ubrukte midler på 5,4 millioner kroner. Tildelingen for fakultetsadministrasjonen har over flere år vært noe lavere enn reelt forbruk. Dette har vært en bevisst handling og medført noe større bevilgninger til instituttene. Fra 2019 vil dette merforbruket nullstilles og resultatet i langtidsperioden
forventes å være i balanse både per år og for perioden som helhet.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til budsjett for fakultetsadministrasjonen.

           
V-SAK 5

Langtidsbudsjett for perioden 2019 til 2023
Notat fra dekanen av 3.12.2018 var vedlagt saken.

Foreløpige inntektsprognoser og totalprognose for grunnenhetene var også vedlagt saken.

Totalt sett er fakultetets økonomiske situasjon svært god, og oppmerksomheten for enhetene i perioden rettes mot å gjennomføre aktivitet forankret i fakultetets strategi og redusere de store overskuddene som er bygget opp over flere år. Dekanen har hatt møter med alle enhetene for å forankre langtidsbudsjettet.

Fakultetet har de siste årene fått effektiviseringskutt i sin tildeling. For 2019 utgjør det 3,9 millioner kroner på basisbevilgningen. Det er ikke lagt inn ytterligere kutt i langtidsprognosen.

Alle enhetene er blitt bedt om å vurdere tiltak for å øke sin prosjektfinansierte virksomhet. I langtidsbudsjettet ligger det derfor betydelige inntekter som det er knyttet risiko til, for eksempel ERC-prosjekter.

Akkumulert resultat for langtidsperioden viser et mindreforbruk på 15,3 millioner kroner. I underkant av 15,0 millioner kroner er knyttet til Psykologisk institutt, mens det også er noe mer- og mindreforbruk på blant annet styrets pott for ufordelte midler, Senter for teknologi, innovasjon og kultur samt Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi.

Takten i nedbyggingen på Økonomisk institutt er betydelig. Dette innebærer en viss risiko, og det er viktig med tett oppfølging allerede tidlig i perioden.

Bakgrunnen for mindreforbruket er i hovedsak høyere forventede inntekter fra 2019 og fremover. For Psykologisk institutt vil flere plasser på profesjonsstudiet gi stor uttelling i fremtidige inntekter.

Det er tidligere blitt budsjettert med at fakultetet som helhet vil få fra to til tre EU-prosjekter i langtidsperioden. Denne potensielle tilgangen har vært lagt inn på fakultetsnivå, ikke direkte ned på enhet. Dette innebærer at inntekter og risiko forbundet med disse ikke har vært lagt ned på hvert enkelt institutt. For 2019 og fremover har dekanen ønsket å utfordre arbeidet med prognosene. Blant annet er forventingene til nye EU/ERC-prosjekter blitt utfordret ved hvert enkelt institutt og eventuelt innarbeidet i instituttenes langtidsperiode der det har vært aktuelt.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til langtidsbudsjett.

           
V-SAK 6

Valg fra gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte til fakultetsstyret for 2019
Notat fra dekanen av 3.12.2018 var vedlagt saken.

I henhold til UiOs valgreglement § 2 er valgperioden for midlertidige ansatte i fakultetsstyret ett år. Valg til fakultetsstyrene finner sted i høstsemesteret. Valg skjer med virkning fra 1. januar det påfølgende år.

Valg av ny representant og vara til fakultetsstyret skulle etter valgreglementet ha funnet sted innen 1. desember, men grunnet en misforståelse er dette ikke skjedd. På grunn av den korte tiden som gjenstår til jul og av hensyn til en rimelig tidsplan for avvikling av valget, foreslås det at valg av ny representant utsettes til nyåret. Valgsekretariatet bes om utarbeide en tidsplan for valget som sikrer at valget er avviklet i god tid før fakultetsstyrets første møte den 22. mars 2019, og senest innen 1. mars.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner at valget utsettes til februar 2019

  
V-SAK 7

Prolongering av styret ved Institutt for statsvitenskap

Notat fra dekanen av 29.11.2018 var vedlagt saken.

I dag velges dekan, prodekan og ledere ved alle institutter ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet, med unntak av Sosialantropologisk institutt, samtidig. Det medfører at en stor andel av ledelsen skiftes ut på samme tid. For å sikre større kontinuitet i ledelsen ved fakultetet, foreslås det at sittende styre og instituttledelse ved Institutt for statsvitenskap prolongeres ut 2020. Instituttleder ved Institutt for statsvitenskap tiltrådte et halvt år senere enn de øvrige og vil derfor bare få forlenget sin lederperiode med seks måneder. 

Vedtak:

Instituttstyret ved Institutt for statsvitenskap prolongeres fra 31.12.2019 til 31.12.2020.

  

Diskusjonssaker

    
D-SAK 1 Forslag til mål i utviklingsavtale med rektor

Notat fra dekanen av 29.11.2018 var vedlagt saken.

Kunnskapsdepartementet har innført flerårige utviklingsavtaler med universitetene. UiO ønsker å innføre tilsvarende utviklingsavtaler med fakultetene fra og med fordelingen for 2020, og har bedt fakultetet om å foreslå mål som kan inngå i avtalen.

Det vil bli avholdt dialogmøter med fakultetene i januar og februar 2019 om avtalene.

I dekanens notat var følgende forslag til mulige målsettinger i utviklingsavtalen nevnt: 

  • Oppfyllelse av Kunnskapsdepartementets måltall for produserte profesjonskandidater i Psykologi
  • Sikre god rekruttering, bedre kjønnsbalanse og mer kulturelt mangfold til fakultetets studieprogrammer
  • Sikre studenter og ansatte et godt fysisk arbeidsmiljø (i samarbeid med Eiendomsavdelingen)
  • Opprettholde et høyt antall bevilgninger fra ERC og innen Horizon2020 Societal Challenges og bedre rekrutteringen innen Marie Sklodowska Curie Actions (MSCA)
  • Bedre rekrutteringsprosesser og styrke fakultetets attraktivitet for fremragende forskere
  • Opprettholde forskningen innen fakultetets doktorgradsprogram på høyt nivå og systematisere opplæring innen generiske ferdigheter og øke veilederes kompetanse
  • Bidra til løsning av samfunnets systemiske utfordringer gjennom sosial innovasjon
  • Videreutvikle fakultetets administrasjon gjennom effektivisering og digitalisering av administrative arbeidsprosesser

Dekanen innledet og ba styret om kommentarer og innspill. Fakultetsstyret sluttet seg i hovedsak til dekanens forslag, men pekte på at det psykosososiale arbeids- og studiemiljøet også burde inkluderes, jfr. kulepunkt 3. Det ble vist til den årlige SHOT-undersøkelsen (Studentenes helse- og trivselsundersøkelse) og viktigheten av oppfølging av denne.

Fakultetsstyret viste til at frafall og manglende gjennomstrømming ved fakultetets studieprogrammer er en utfordring som trolig også forventes adressert av rektor og universitetsstyret.

Dekanen orienterte styret om at instituttlederne hadde vist til at de åtte punktene ikke inkluderer forskningspublisering og at dette bør være med.

  
D-SAK 2 Strategiprosess 2030  
 

Notat fra dekanen av 29.11.2018 var vedlagt saken.

Med utgangspunkt i UiOs Strategi 2020 (inneværende strategiperiode- og plan) fikk fakultetet i e-post av 25.10.2018 i oppdrag av rektor å svare på følgende spørsmål:

1. Hvor står UiO (og fakultetet) ved slutten av S2020-perioden?
2. Hvor har UiO (og fakultetet) flyttet seg og hvor har vi ikke klart å oppnå målene?
3. Hva skal vi bevare i ny strategi (for UiO og fakultetet)?
4. Hva skal vi endre i ny strategi (for UiO og fakultetet)?

Rektor forutsatte i sin e-post involvering av alle nivåer ved fakultetet. Dekanen ser dette som et startskudd også for fakultetets egen strategiplan og oppfordrer i oversendelsen grunnenhetene til å gi innspill og kommentarer også til fakultetets Strategi 2020 (Jfr. parentesene i spørsmålene 1 til og med 4. 

Styret tok dekanens notat om strategiprosessen til etterretning.

  

Orienteringssaker
O-SAK 1 Protokoller fra møter i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg

Protokoll fra møter i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg 28.8.2018, 25.9.2018 og 29.10.2018 var vedlagt innkallingen.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orientering.

           
O-SAK 2

Regnskap pr. 31. oktober 2018
Notat fra dekanen av 29.11.2018 var vedlagt innkallingen.

Fakultetets regnskap per 31. oktober 2018 viser et akkumulert resultat (mindreforbruk) på basisvirksomheten på
94,4 millioner kroner. Resultatet innebærer en utvikling hovedsakelig i tråd med rapportering ved 2.
tertial. Fakultetet forventes å overføre 91,6 milioner kroner i akkumulert resultat til 2019.

  • Inntektene per oktober er som forventet.
  • Personalkostnadene holder seg på samme nivå som rapportert i 2. tertial og forventes å bli ca. 6,9 milliner kroner lavere enn opprinnelig budsjettert.
  • Driftskostnadene er 1,9 mill. kr lavere enn budsjettert. 
  • Investeringer omtrent som budsjettert.
  • Nettobidraget er uendret fra rapporteringen 2. tertial.

Fakultetet har brukt noe mindre prosjektmidler enn budsjettert. Dette er hovedsakelig mindreforbruk av midler satt av til drift. Det er også noe mindreforbruk knyttet til forsinkelser i
ansettelser. Inkludert ubrukte midler på prosjekter vil fakultetet overføre 158,2 millioner kroner 2019. Ubrukte midler fordeler seg på følgende:

  • 67 millioner kroner er ubrukte midler knyttet til eksternfinansierte prosjekter
  • 41 millioner kroner er ubrukte midler knyttet til verdensledende miljøer
  • Tre av enhetene på SV-fakultetet har et forventet overforbruk ved årsslutt, til sammen er det ca. 16 millioner kroner i akkumulert underskudd.
  • De andre enhetene har ubrukte midler, til sammen ca. 66 millioner kroner i ubrukte midler som er knyttet basisvirksomheten.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til etterretning.

           
O-SAK 3

Organisering og innpassing av sentre

Notat fra dekanen av 3.12.2018 var vedlagt saken.

I dekanens notat foreslås det at fakultet i løpet av høsten 2018 og våren 2019 gjennomgår nåværende organisering og innpassing av sentre ved fakultetet. I notatet varsles det om at grunnenhetene vil motta et brev fra fakultetet den 12. desember 2018 med konkret forslag til organisering og innpassing av sentre. Høringsfristen er satt til 15. februar 2019. 

Dekanen ga en muntlig orientering om bakgrunnen for saken i møtet.

Fakultetsstyret viste til at årsplantiltak 15 om organisering og innpassing av sentre har kommet til sent i planprosessen og at det er uklart hva tiltaket konkret vil få å bety for sentrene og for de ansatte ved sentrene. Dette har skapt uro hos de ansatte. Fakultetsstyret ba om at enkelte formuleringer under tiltak 15 i årsplanen rettes slik at det ikke framstår som om ny organsiering alt er vedtatt. Styret ber også om at brevet til grunnenhetene, som sendes ut den 12. desember, forklarer bakgrunnen og setter saken om organisering av sentrene inn i en bredere kontekst. 

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til etterretning, med de merknader som det var enighet om i møtet.

  
O-SAK 4

Prolongering av styret ved TIK Senter for teknologi, innovasjon og kultur

Notat fra dekanen av 12.11.2018 var vedlagt saken.

Det samfunnsvitenskapelige fakultet vil i løpet av høsten 2018 og våren 2019 gjennomgå nåværende organisering og innpassing av sentre ved fakultetet. Styret ved TIK Senter for teknologi, innovasjon og kultur prolongeres derfor til 1.8.2019.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til etterretning. 

  
O-SAK 5

Program for administrativ forbedring og digitalisering

Lenke til nettside for Program for administrativ forbedring og digitalisering ved UiO var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til etterretning. 

  
O-SAK 6 Eventuelt  
  Det var ingen saker til eventuelt.           

 

Publisert 17. des. 2018 15:23 - Sist endret 3. jan. 2022 14:24
Del på e-post