Protokoll fra møte i fakultetsstyret 17. desember 2020

Ordinære saker

V-SAK 1

Godkjenning av dagsorden

Dekanen meldte to orienteringssaker til eventuelt:

• Midlertidig tilsattes adgang til å søke eksterne forskningsmidler.
• Karriereutviklingsplan for midlertidig ansatte forskere.

Styret etterlyste oppfølging av fakultetsstyrets og universitetsstyrets vedtak om midlertidighet og karrierestøtte for midlertidige ansatte (herunder muligheter for å søke eksterne midler) og ba om at saken tas opp som ordinær styresak i fakultetsstyrets møte i mars.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden med de endringer det var enighet om i møtet.

V-SAK 2

Godkjenning av protokoll fra fakultetsstyrets møte 11.09.2020

Protokoll fra fakultetsstyrets møte 11.09.2020 var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner protokollen med følgende endring i teksten under D-sak 4: Styrerepresentanten Camilla Houeland ba om en diskusjon i fakultetsstyret om kriterier og håndtering av forlengelser, og meldte om uro, utilstrekkelig informasjon og ulik behandling mellom instituttene, og ønsket dialog med de midlertidig ansatte om dette.

Årsplan 2021-2023

Notat fra dekanen av 10.12.2020 og årsplan 2021-2023 var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til årsplan for perioden 2021-2023 med de endringene det var enighet om i møtet.

Forslag til budsjett for fakultetsadministrasjonen 2021

Notat fra dekanen av 10.12.2020 var vedlagt saken.

Fakultetsstyret behandlet fordeling for 2021 i møtet på Lysebu 10.-11. september 2020. Fordeling til fakultetsadministrasjonen og fellestjenester ble satt til 84 mill. kr for budsjettet 2021.

Tildelingen slik den er vedtatt av fakultetsstyret medfører en underdekning av fakultetsadministrasjonen og fellestjenester på ca. 2,1 mill. kr ved utgangen av langtidsperioden. Dette skyldes i hovedsak to forhold: Satsing på digitalisering av undervisningen og at fakultetet har påtatt seg et ansvar for investering i infrastruktur og møblering av undervisningsrom for PSI, som hittil har blitt dekket av PSI. Det er også budsjettert med IT-relaterte flyttekostnader i 2021.

For å få balanse i budsjettet er det lagt inn fremtidige ikke-spesifiserte innsparinger på 2,1 mill kr. Gitt koronapandemien er det knyttet noe usikkerhet til enkelte av kostnadene i budsjettet. Om det vil bli nødvendig med disse innsparingene vil derfor bli vurdert i løpet av første halvår.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til budsjett for fakultetsadministrasjon og fellestjenester for 2021.

Langtidsbudsjett for perioden 2021 til 2025

Notat fra dekanen av 14.12.2020 var vedlagt saken.

Den økonomiske situasjonen ved fakultetet gir et betydelig handlingsrom fremover. Enkelte enheter har relativt store overskudd som er bygget opp over flere år. I kommende langtidsperiode vil fokuset være å gjennomføre fakultetets strategi og ha et aktivitetsnivå som bidrar til en økonomi i balanse ved utgangen av perioden. Dekanen har hatt møte med alle enhetene for å forankre langtidsbudsjettet på en god måte. Fokus har vært på ambisjonsnivå og realisme i planene.

Tildelingen til fakultet har de siste årene inneholdt et avbyråkratiserings- og effektivitetskutt. For 2021 er dette 0,5% og utgjør ca. 2,6 mill. kr for fakultet. Det er ikke lagt inn fremtidige kutt i langtidsprognosen.

Akkumulert mindreforbruk er ventet å bli totalt 175,0 mill. kr ved inngangen til 2021. Ved utgangen av langtidsperioden er de fleste enheter ved fakultetet likevel forventet å være mer eller mindre i balanse. For å få til dette planlegges det med mange ansettelser og et høyt aktivtetsnivå, spesielt på de enheter hvor det er et større etterslep i ansettelser.

Alle enheter vurderer fortløpende tiltak for å kunne øke den eksternfinansierte virksomheten. I langtidsperioden er det lagt inn forventninger om betydelige tilslag på prosjekter fremover i tid. Antall tilslag og størrelse på prosjekter vil være et betydelig risikoelement i prognosen.

Akkumulert resultat for basisvirksomheten er forventet å bli 10,2 mill. kr i mindreforbruk ved utgangen av 2025. Det er satt en rekke forutsetninger i budsjettet på basisvirksomheten;

• Inntektsprognosen er vurdert enhet for enhet og samlet. Resultater på de inntektsgivende resultatindikatorene er basert på kjente størrelser, samt enhetenes ambisjonsnivå. Samlet sett er inntektsprognosen å anse som realistisk, med økte ambisjoner til inntekter, sammenlignet med tidligere år.

• Alle inntekter og kostnader er budsjettert på 2021-nivå og uten prisjustering de kommende år.

• Budsjettert lønnsjustering 2021 er 1,9%

• Enhetenes bemanningsplaner er lagt til grunn ved utarbeidelse av fastlønnsprognosen.

• Fakultetet har fordelt 89 stipendiatstillinger og 15 postdoktorstillinger til enhetene i langtidsperioden.

Fakultetet har tidligere (frem til 2018) budsjettert med tilslag på ett til to ERC prosjekter i langtidsperioden. Fakultetet har blitt tildelt flere ERC prosjekter de siste årene og ambisjonsnivået her er økt betraktelig. I langtidsperioden 2022-2025 har fakultetet forutsatt tilslag og oppstart av 7 nye ERC prosjekter. Det er også lagt inn forventninger om betydelig tilslag på NFR søknader. Det totale omfanget av den eksternfinansierte virksomheten er dog rimelig stabilt i langtidsperioden ettersom en antar at tilslag på ERC vil substituere NFR prosjekter.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner forslaget til langtidsbudsjett 2021-2025.

Godkjenning av protokoll for valg fra gruppen midlertidig vitenskapelig personale til fakultetsstyret for 2021

Notat fra dekanen av 09.12.2020 og valgprotokoll for midlertidig vitenskapelig ansatte var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret godkjenner den fremlagte valgprotokollen for valg av representanter fra gruppen midlertidig vitenskapelig personale for styreperioden 2021:

• Fast: Sabina Tica
• 1.vara: Kasper Kragh-Sørensen
• 2. vara: Sigurd M. N. Oppegaard

Diskusjonssaker

ARENAs økonomiske situasjon

Notat fra dekanen av 12.12.2020, kommentar til dekanens notat fra ledelsen ved ARENA Senter for europaforskning, vedlegg 1: Analyse av den økonomiske situasjonen ved ARENA Senter for europaforskning av 12.11.2020, vedlegg 2: ARENAs senterleders notat av 9.12.2020 og vedlegg 3: Kommentarer fra ARENAs styre av 9.12.2020 var vedlagt saken.

Styret var invitert til å diskutere i hvilken grad de skisserte løsningene gir realistiske, holdbare og strategisk ønskelige løsninger på ARENAs akkumulerte merforbruk og hvordan risikoen som ligger i ARENAs avhengighet av eksterne prosjektmidler bør håndteres.

Innspillene tas med i den videre behandlingen av saken. Saken settes opp som ny diskusjonssak i møtet 19. mars 2021.  

Handlingsplan for likestilling 2021-2023

Notat fra dekanen av 10.12.2020 var vedlagt saken.

Planen ble ikke gjennomgått i møtet. Dekanen ber fakultetsstyrets medlemmer om skriftlige innspill og utarbeider et endelig forslag til styremøtet 19. mars 2021.

Orienteringssaker

O-SAK 1

Protokoller fra møter i fakultetets tilsettingsutvalg

Protokoll fra møte i fakultetets tilsettingsutvalg 22.09.2020, 27.10.2020 og 24.11.2020 var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar saken til orientering.

Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 

Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene av 12.11.2020 og 15.12.2020 var vedlagt saken.

Vedtak: 

Fakultetsstyret tar saken til orientering. 

Regnskap per 31. oktober 2020

Notat fra dekanen av 10.12.2020 var vedlagt saken.

Vedtak:

Fakultetsstyret tar regnskapsrapporten til orientering.

Rehabilitering av Eilert Sundts hus 

Saken utsettes.

Organisering av IT-virksomheten ved UiO

Saken utsettes.

Digitalisering av undervisning - vårsemesteret 2021

Notat fra studiedekanen av 10.12.2020 var vedlagt saken.

Saken var gjort skriftlig rede for.

Organisering av studiefeltet ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet

Notat fra studiedekanen av 9.12.2020 var vedlagt saken.

Saken var gjort skriftlig rede for.

Eventuelt

Midlertidig tilsattes adgang til å søke eksterne forskningsmidler

Karriereutviklingsplan for midlertidig ansatte forskere