Fra styret: Anne Julie Semb, Tore Nilssen, Knut Inge Fostervold, Helene Sjursen, Caroline Hals, Are Turmo (vara for Troels Østergaard Sørensen), Ann-Helén Bay, Sabina Tica, Hugin Dyre Jacobsen, Marion Belsvik, Ingjerd Erika Eid Skjerven
Fra dekanatet: Trine Waaktaar
Fra administrasjonen: Gudleik Grimstad, Kari Marie Pound Davies, Geir S. Toft (til V-sak 3 og 4), Malin Folgerø Stensland (referent)
Protokollen ble godkjent i styremøtet 16. desember 2021.
Ordinære saker |
|
|
V-SAK 1 |
Godkjenning av dagsordenMerknader til dagsorden:
Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden med de endringer det var enighet om i møtet. |
|
V-SAK 2 |
Godkjenning av protokoll fra fakultetsstyrets møte 11.06.2021Protokoll fra fakultetsstyrets møte 11.06.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner protokollen. |
| V-SAK 3 |
Økonomirapport for andre tertial 2021Notat fra fakultetsdirektøren av 21.09.2021 var vedlagt saken. Regnskapsrapporten til styret gir en kortfattet oppsummering av oppdatert budsjett-/regnskapsstatus for fakultetets økonomi per 31. august 2021 fordelt per institutt/enhet. Grunnet overgangen til nytt ERP-system (Unit4) har det i denne perioden vært utfordringer med å rapportere regnskapet, og avviket blir derfor ikke forklart like detaljert som tidligere. Fakultetet har oppdatert de fleste prognoser for perioden ut året 2021. Det har ikke vært mulig å ferdigstille dette arbeidet grunnet innføring av nye systemer, og prognosene er derfor ikke helt oppdaterte for 2021 for enkelte av enhetene. Prognosene for perioden 2022 og senere er ikke oppdaterte eller justert for noen av enhetene, da funksjonalitet for dette ennå ikke er tatt i bruk. Fakultetets regnskap per 31. august 2021 viser et akkumulert mindreforbruk på bevilgning (tidligere omtalt som basis) med MNOK 123,3. Dette er MNOK 25,2 mindre enn budsjettert. I samme periode i 2020 hadde fakultetet et akkumulert mindreforbruk på MNOK 137,0, og dette er dermed redusert med MNOK 13,7 fra samme periode i 2020. Bevilgning/basisinntektene er MNOK 17,4 lavere enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak at vi fikk redusert våre bevilgninger i mars 2021 som gjelder fakultetets andel av oppussingskostnader Eilert Sunds hus (ESH) med MNOK 30,0. Dette var budsjettert i 2020, men er bokført mars 2021 og skaper dermed avvik mot budsjett i 2021 med hele beløpet - MNOK 30,0. Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner økonomirapporten for andre tertial 2021. |
|
V-SAK 4
|
Foreløpig fordeling for 2022Notat fra dekanen av 14.09.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslaget til fordeling for 2022. |
| V-SAK 5 |
Opptaksrammer for studieåret 2022/2023Notat fra studiedekanen av 13.09.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslag til opptaksrammer for studieåret 2022/2023. Fakultetsstyret godkjenner at dekanen gis fullmakt til å justere opptaksrammen ved behov. |
| V-SAK 6 |
Møteplan for 2022Notat fra dekanen av 31.08.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslaget til møteplan for fakultetsstyret og tilsettingsutvalget for 2022. |
Diskusjonssaker |
|
| D-SAK 1 |
Eventuell oppfølging av styreseminaret 23.09.2021Seminarprogram med deltakerliste var vedlagt saken. Blant sakene styret diskuterte var forslaget om å opprette en 40-gruppe i Social Data Science og viktigheten av å satse på studentaktive læringsformer. Styret ønsker at styreseminaret skal knyttes mer opp mot sakene på styremøtet for å gi mer rom til diskusjon mellom styret og senter- og instituttlederne. |
| D-SAK 2 |
Skisse til årsplan for 2022-2024Notat fra dekanen av 15.09.2021 og skisse til årsplan 2022-2024 var vedlagt saken. Styret diskuterte de fire hovedområdene i skissen til årsplan. Innspill tas med i det videre arbeidet med årsplan 2022-2024. Denne legges frem for styret i styremøtet 16. desember 2021 som vedtakssak. |
| D-SAK 3 |
Evaluering av styrearbeidet 2020-2021Notat fra dekanen av 13.09.2021 var vedlagt saken. Styret understreker viktigheten av å konkludere tydelig i møtene og gjerne inkludere oppfølgingspunktene i protokollen. |
| D-SAK 4 |
Arbeidet med fakultetets strategi 2030Notat fra dekanen av 16.09.2021 og utkast til Strategi 2030 for Det samfunnsvitenskapelige fakultet var vedlagt saken. Innspill fra diskusjonen, herunder behov for begrepsavklaringer og presisering av ambisjoner, tas med i det videre arbeidet. Endelig strategi 2030 legges frem for styret på styremøtet 16. desember som vedtakssak. |
Orienteringssaker |
|
|
O-SAK 1 |
Protokoller fra møter i fakultetets tilsettingsutvalgProtokoll fra møte i fakultetets tilsettingsutvalg 22.06.2021 og 24.08.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 2 |
Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 22. september 2021Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene av 22.09.2021 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 3 |
Oppnevning av representanter til valgstyret for Det samfunnsvitenskapelige fakultetNotat fra dekanen av 02.09.2021 var vedlagt saken. Stine Nygård, Psykologisk institutt, er oppnevnt av dekanen på fullmakt fra fakultetsstyret som representant for gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte i valgstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetet for en periode på 1 år. Mathias Meyer, Økonomisk institutt, er oppnevnt av dekanen på fullmakt fra fakultetsstyret som representant for studentene i valgstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetet for en periode på 1 år. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 4 |
Handlingsplan for likestilling - status mangfoldNotat fra dekanen av 16.09.2021, tiltaksplan for mangfold, likestilling og inkludering 2021-2024 - vedtatt av universitetsstyret 4. mai 2021 og oversendelsesbrev fra universitetsdirektøren av 3. juni 2021 var vedlagt saken. Fakultetsstyret vedtok i møtet 19. mars 2021 (V-sak 5) Handlingsplan for likestilling 2021-2023. I framleggsnotatet het det at «(f)akultetet vil komme tilbake til spørsmålet om fakultetsspesifikke tiltak for mangfold når UiO har vedtatt et tillegg om mangfold til tiltaksplanen for kjønnsbalanse og likestilling. Tiltaksplanen skal etter planen behandles av universitetsstyret i mai 2021.» Universitetsstyret vedtok Tiltaksplan for mangfold, likestilling og inkludering i møtet 4. mai, men styret ønsket en nærmere utredning av mangfoldsbegrepet og perspektivene på mangfold ved UiO. Konkretiserte tiltak på dette feltet ble derfor utsatt, og vil bli utredet i løpet av høsten. Planen er at det skal utarbeides en tilleggsdel om mangfold til tiltaksplanen. Dekanen foreslår at fakultetet avventer denne. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
|
O-SAK 5 |
InternkontrollsystemNotat fra dekanen av 16.09.2021 og internkontrollsystem ved SV var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 6 |
Status for årsplan 2021-2023Notat fra dekanen av 16.09.2021 og status for årsplan 2021-2023 var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 7 |
Semesterstart høsten 2021Enmetersregelen i undervisningssituasjoner ble opphevet rett før studiestart. Undervisningsplanleggingen foregår et semester i forkant og det lar seg ikke gjøre å legge alt om fra digitalt til fysisk, bl.a. grunnet kollisjonssikring av obligatoriske emner. Våren 2021 ble det besluttet at førstesemesterstudentene skulle prioriteres høsten 2021 og at alle kull skulle ha minst ett fysisk element. 80 % av undervisningen fysisk. Tekniske utfordringer knyttet til hybrid undervisning. Suksess med kollokviefadderordningen – videreføring av faddergruppene som faglige grupper utover i semesteret. Ulike strategier på enhetene for ivaretakelse av andreårsstudenter som ble rammet av nedstenging høsten 2020. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering |
| O-SAK 8 |
ARK-undersøkelsenOrientering ved dekanen. Fakultetet har for første gang gjennomført en Arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelse (ARK). Resultatene fra undersøkelsen skal presenteres for enhetene og det skal videre utarbeides tiltak for oppfølging av hovedområder og utfordringer. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
| O-SAK 9 |
Organisering av IT-tjenestenNotat fra dekanen av 16.09.2021, forslag til framtidig organisering av IT-tjenester ved UiO og sammendrag av forslag til organisering av IT-tjenester ved UiO var vedlagt saken. Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. |
Eventuelt |
|
| O-SAK 10 |
Status for oppussing av Eilert Sundts husDet er et betydelig avvik mellom anbudet fra entreprenøren og de økonomiske rammene stilt til rådighet for prosjektet av universitetsstyret. UiO sentralt ser på muligheter for tilleggsfinansiering. Prosjektet er forsinket der innflytting trolig blir årsskiftet 2022/2023, og ikke høsten 2022. |
| O-SAK 11 |
Status forlengelser av stipendiater og postdoktorerStyrerepresentant Sabina Tica meldte om mangelfull informasjonsflyt til midlertidig vitenskapelig ansatte om mulighet for å søke forlengelse og kriterier for dette, jmf. d-sak 2 på styremøtet 11. juni 2021. Fakultetet tar dette videre til kontorsjefer og senter- og instituttledere. |
| Styrerepresentant Hugin Dyre Jacobsen tok opp at det er mangel på masterlesesaler. Enmetersregelen er nå opphevet og kapasiteten er vurdert å være tilfredsstillende. | |
| Styrerepresentant Knut-Inge Fostervold ønsket oppfølging av saken han meldte på styremøtet 11. juni – senere søknadsfrist for professoratsøknader. Dekanen viste til at det ikke har kommet noen forespørsler om dette. | |