Protokoll fra møte i fakultetsstyret 16. desember 2021

Tid og sted: – , Møtet ble avholdt digitalt

Fra styret: Anne Julie Semb, Tore Nilssen, Knut Inge Fostervold, Helene Sjursen, Caroline Hals, Troels Østergaard Sørensen, Ann-Helén Bay, Sabina Tica, Hugin Dyre Jacobsen, Marion Belsvik, Ingjerd Erika Eid Skjerven

Fra dekanatet: Trine Waaktaar

Fra administrasjonen: Gudleik Grimstad, Kari Marie Pound Davies, Geir S. Toft (til v-sak 5-6, o-sak 3), Malin Folgerø Stensland (referent)

Protokollen godkjennes i styremøtet 18. mars 2022.

Ordinære saker

V-SAK 1

Godkjenning av dagsorden

Merknader til dagsorden:

  • O-sak 3 behandles før v-sak 5
  • Sak meldt til eventuelt:
    • Timeregnskapssatser for stipendiater

Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden med de endringer det var enighet om i møtet.

V-SAK 2

Godkjenning av protokoll fra fakultetsstyrets møte 24.09.2021

Protokoll fra fakultetsstyrets møte 24.09.2021 var vedlagt saken.

Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner protokollen.
V-SAK 3

Strategisk plan 2022-2030

Notat fra dekanen av 09.12.2021 og strategisk plan 2022-2030 var vedlagt saken. 

Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslaget til strategisk plan for perioden 2022-2030 med de endringer det var enighet om i møtet.
V-SAK 4

Årsplan 2022-2024

Notat fra dekanen av 09.12.2021 og strategisk plan 2022-2030 var vedlagt saken. 

Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner forslaget til årsplan for perioden 2022-2024.
V-SAK 5

Budsjett for fakultetsadministrasjonen 2022

Notat fra dekanen av 13.12.2021 var vedlagt saken.

Fakultetsstyret behandlet fordeling for 2021 i møtet på Lysebu 24. september. Fordeling til fakultetsadministrasjonen og fellestjenester ble satt til 89 mill. kr for budsjettet 2022.

Tildelingen slik den er vedtatt av fakultetsstyret medfører en underdekning av fakultetsadministrasjonen og fellestjenester på ca. 2,8 mill. kr i 2022. Dette skyldes i hovedsak følgende forhold:

  • Satsing på digitalisering av undervisning og driftsmidler i forbindelse med etablering av EILIN
  • Investering i infrastruktur og møblering av undervisningsrom for PSI, som PSI tidligere har dekket.
  • Avsetning for uforutsette IT-kostnader ved tilbakeflytting til Eilert Sundts hus. Det er avsatt 2,4 mill. kr til IT-relaterte flyttekostnader og investeringer i utstyr i Eilert Sundts hus.
  • Utgifter i forbindelse med overtakelse av koordinatoransvaret for Honours-programmet.

Det vil bli foretatt en grundig gjennomgang av fakultetsadministrasjonens budsjett i løpet av første 1. tertial 2022.

Vedtak: Fakultetsstyret vedtar forslag til budsjett for fakultetsadministrasjon og fellestjenester for 2022.
V-SAK 6

Budsjett for fakultetet 2022

Notat fra dekanen av 13.12.2021 var vedlagt saken.

Grunnet omlegging til nytt økonomisystem i år ble kun budsjett for 2022 behandlet. Langtidsprognosen blir utarbeidet i januar 2022 og legges frem som en orienteringssak for fakultetsstyret på møtet 18. mars 2022. Normalt ses kommende års budsjett i sammenheng med langtidsprognosen. Dette innebærer at fakultetsstyret denne gang vedtok neste års budsjett uten en helhetlig oversikt over femårsperioden.

Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner det fremlagte budsjettet for 2022.
V-SAK 7

Godkjenning av protokoll for valg fra gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte til fakultetsstyret for 2022

Saken utsettes.
V-SAK 8

Opprykk til professor - kvalifikasjonskrav

Notat fra dekanen av 29.11.2021 og Qualification requirements for promotion to Professor at the Faculty of Social Sciences med forslag til endringer var vedlagt saken.

Basert på innspill fra styret trekkes saken. Nytt forslag til ustering av kvalifikasjonskrav i møtet 18. mars 2022.

Orienteringssaker

O-SAK 1

Protokoll fra møte i fakultetets tilsettingsutvalg

Protokoll fra møte i fakultetets tilsettingsutvalg 21.09.2021, 26.10.2021, 23.11.2021 og protokoll fra sak behandlet på sirkulasjon med frist 01.10.2021 var vedlagt saken.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 2

Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene

Referat fra informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene av 23.11.2021 og 14.12.2021 var vedlagt saken.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 3

Regnskap per 31. oktober 2021

Notat fra dekanen av 13.12.2021 var vedlagt saken.

Det økonomiske resultatet ved utgangen av oktober 2021 bærer preg av COVID-19. Da budsjettet ble lagt i slutten av 2020 var det en viss optimisme i at aktivitetsnivået skulle øke utover året 20201 etter hvert som det ble antatt at pandemien ville avta.

Aktivitetsnivået ville vært betydelig høyere i en normalsituasjon, hvilket også gjenspeiles i regnskapstallene per oktober. Akkumulert viser regnskapet et merforbruk mot budsjett som er knyttet både til lavere inntekter og høyere personalkostnader enn budsjettert, mens driftskostnadene ligger betydelig under budsjettert. Fakultetet reduserer akkumulerte ubrukte midler, og per 31. oktober reduseres det totale akkumulerte mindreforbruket til MNOK 126,6 -hvilket er MNOK 10,3 lavere enn budsjettert.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 4

Undervisning våren 2022

Orientering ved studiedekanen.

Våren 2022 har fakultetet lagt opp til overvekt av hjemmeeksamener. Det er usikkerhet knyttet til bruk av Silurveien, som er UiOs lokale for fysiske eksamener. All undervisning ble lagt fysisk i undervisningsplanleggingen i høst. Enhetene legger nå om til digitale forelesninger, men vil ha mest mulig fysisk og hybrid undervisning i den grad det åpnes for dette.

EILIN er opprettet og bistår enhetene med teknisk støtte. Studiestart på PSI våren 2022 organiseres med digitale treff i kombinasjon med fysiske treff utendørrs. Fakultetet ønsker å holde lesesalene åpne så lenge som mulig med booking og enmetersregel. Det er god dialog med studentenes representanter i SVSU. Fakultetet jobber videre med satsingene på arbeidslivsrelevans, digitalisering og studentaktive læringsformer.

Høsten 2022 innføres det to sensorer på alle eksamener med bokstavkarakter. Fakultetet vil komme tilbake til fakultetsstyret med oversikt over hvordan dette påvirker ressursbruken.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 5

Organisering av IT-tjenester - UiO:IT

Notat fra dekanen av 09.12.2021 og prosjektrapport 2. utkast av 2. november 2021 var vedlagt saken.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 6

Organisering av kommunikasjonstjenestene ved fakultetet

Notat fra dekanen av 09.12.2021 og organisering av kommunikasjonstjenester - prosess var vedlagt saken.

Fakultetet har startet en prosess for å samle fakultetets kommunikasjonstjenester under Seksjon for forskning og kommunikasjon i fakultetsadministrasjonen. Den nye kommunikasjonsenheten vil ha ansvaret for utvikling og vedlikehold av nettsider og sosiale medier som fakultetet drifter. Enheten vil i tillegg ha ansvaret for forsknings- og studiesaker, samfunnsrettede arrangementer, presseinnsalg og pressekontakt, kursing og lederstøtte.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering og understreker viktigheten av nærhet til fagmiljøene og grunnenhetene.

O-SAK 7

Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) - Status

Orientering ved assisterende fakultetsdirektør.

Total svarprosent var på 59,3 prosent og resultatene viser et bilde som samsvarer med resultatene i sektoren. Enhetene utvikler egne tiltak for oppfølging av hovedområder og utfordringer. Tiltaksutviklingen skal være ferdig i første halvdel av vårsemesteret. Det avholdes dialogmøter med ledelse og verneombud, og fakultetsledelsen jobber videre med overordnede problemstillinger som berører samarbeid mellom nivåer.

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering.
O-SAK 8

Dimensjonering ARENA

Notat fra dekanen av 07.12.2021; Note from ARENA to the Board of the Faculty of Social Sciences, notat fra ARENA av 22.11.2021 med vedlegg 1: "Regnskapsrapport 1. tertial og oppdatert prognose 18.05.2021" og vedlegg 2: "Note on ARENAs financial contribution to the faculty"; Oppfølging av sak om dimensjonering av ARENA, notat fra fakultetet til ARENA av 25.2.2021 (ref. 2021/2594); Årsbudsjett 2022 og langtidsprognose 2022-2026 – Bestilling til enhetene, notat fra universitetsdirektøren av 25.11.2021 (2021/17604) var vedlagt saken. 

Vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. Styret ber om at dekanen til møtet i mars forbereder saken, ikke bare med fokus på ARENAs økonomiske utvikling, men også for en bredere fagstrategisk diskusjon. Styret etterlyser videre ARENAs redegjørelse for hvor senteret ser muligheter for samarbeidsrelasjoner mellom senteret og øvrige enheter ved fakultetet og hvilke initiativ som eventuelt er tatt/planlegges for å utnytte mulighetsrommet som fakultetstilknytningen gir.

Eventuelt
 

Timeregnskapssatser for stipendiater

Styrerepresentant Caroline Hals ønsker en orientering om timeregnskapssatser for stipendiater for ulike undervisningsoppgaver.

Fakultetet orienterer om saken i styremøtet 18. mars 2022.
Publisert 20. des. 2021 17:02 - Sist endret 21. des. 2021 11:29
Del på e-post