Søknader: Sikt, REK og Internetisk Komite

Søknadsprosessene kan ta lang tid, fra noen uker til flere måneder, så det er lurt å være tidlig ute. Sluttvurdering av disse søknadene må ligge som vedlegg i en master- eller hovedoppgave. 

Videre følger mer informasjon om søknadsprosessen hos REK, Sikt og Internetisk Komité ved PSI.

For å søke godkjenning/anbefaling må du forberede et par dokumenter - les mer om dette i menyen til venstre (forberedende dokumenter til prosjektgodkjenning).

Søknad til Sikt

UiO bruker Sikt for å få vurderinger og råd rundt personvern i forskningsprosjekter. Alle prosjekter på UiO som behandler personopplysninger, må meldes til Sikt, og få vurdering på om prosjektet oppfyller krav til personvern. 

Før du kan legge inn en søknad til Sikt, må du ha flere momenter ved oppgaven avklart:

• Du må gjøre klar prosjektbeskrivelsen, informasjonsskriv, intervjuguide (dersom du skal gjøre intervjuer) og datahåndteringsplan (les mer om dette under forberedende dokumenter til prosjektgodkjenning).
• Du må vite hva slags data du skal innhente
  • Dataklassifisering: Alle data klassifiseres i forskjellige kategorier basert på alvorlighetsgrad om dataen skulle komme på avveie. På UiO brukes et fargekodesystem (Grønn, Gul, Rød, Svart). Se lagringsguiden for info om hvilke data som lagres hvor. 
  • Samtykke eller allmennhetens interesse? I de fleste kvalitative prosjekter vil det være nødvendig å behandle personopplysninger. Da må du ha et rettslig grunnlag å behandle disse på. De to vanligste behandlingsgrunnlagene er "personlig samtykke" eller "allmennhetens interesse". Du må gjøre det tydelig i søknaden til Sikt hvilken av disse behandlingsgrunnlagene du lener forskningen din på. Les mer på Sikt sine sider for å finne ut hvilke av disse grunnlagene som egner seg best for ditt prosjekt.

• Søknadsprosessen
  • Prosjektet meldes inn via et Meldeskjema: Meldeskjema for personopplysninger i forskning (sikt.no) 
  • Her er en gjennomgang i hvordan å fylle ut meldeskjema for alle prosjekter (utfylling av søknadsskjema begynner ca.9:30 i videoen. OBS: De bruker de gamle nettsidene til Sikt (NSD).
  • Hva slags data skal man huke av for at man samler? Intervjusituasjonen er uforutsigbar, fordi du aldri vet hva informantene velger å snakke om. Sikt sier er at du skal huke av for den dataen du planlegger/har som formål å samle og som intervjuguiden din tar for seg. Du trenger derfor ikke å krysse av for alt.
    • Samtidig må du være oppmerksom på at  om du ikke har huket av på at du skal behandle spesifikke data, så kan du heller ikke bruke disse dataene om det kommer opp i intervjuet. F.eks. om du ikke har huket av på at du skal samle data om deltagernes religiøse bakgrunn i et prosjekt om treningsvaner, og personen begynner å snakke om det i intervjuet, så kan du ikke bruke delene om religion i analysen. 
  • Dersom prosjektet ditt har fått stipend, skal du ikke oppgi det som “ekstern finansiering” i Sikt-søknad. Ekstern finansiering handler om forskningsfinansiering i form av lønn.
• Vurderingsprosessen: 
  • Sikt har som mål å ta kontakt innen 30 dager etter innsending. Vurderingstiden vil være avhengig av at du gir fullstendig informasjon om prosjektet i meldeskjema og legger ved nødvendig dokumentasjon. Komplekse prosjekter kan ta lengre tid å vurdere, mens prosjekter med mindre ulemper vil i mange tilfeller ha kortere vurderingstid. Se hvordan du kan redusere personvernulempen og potensielt forkorte vurderingstiden her: https://sikt.no/vurdering-av-personvernulempe.
  • Når meldeskjema er levert, må du vente på svar fra Sikt 
    • Du vil få en melding på Sikt når det er fremgang i saken din; vanligvis innebærer dette tips til forbedring og hva som bør overveies i prosjektet ditt. Snakk med din veileder om hvordan disse hensynene kan løses best mulig
    • Dersom du har gjort endringer på meldeskjemaet og sendt det inn, må du trykke på ‘bekreft innsending’ i meldingsloggen på Sikt sine nettsider
    • Når Sikt er fornøyde med søknaden og har godkjent den, vil den stå som vurdert i meldingsinnboksen. «Vurdert» betyr at prosjektet anses å ta tilstrekkelig hensyn til personvern, og at prosjektet kan gjennomføres etter de retningslinjene man har oppgitt til Sikt og ved å rette seg etter de eventuelle bemerkningene Sikt har gitt på prosjektet. 
      • Videre vil det være planlagt underveisvurdering og sluttvurdering, men dette er senere i prosessen og du kan begynne med datainnsamling når det står at meldeskjemaet er vurdert første gang.
  • Når prosjektet er vurdert av Sikt, skal det registreres automatisk i Forskpro. Dersom prosjektet ikke dukker opp i ForskPro, må veileder registrere prosjektet der.

Sikt utvikler en “Automatisk godkjenning”, der prosjekter godkjennes automatisk samme dag dersom de oppfyller visse krav for lav risiko. Les mer her: Typer vurderinger av meldeskjema.

Du kan ikke påbegynne datainnhenting før vurderingen fra Sikt foreligger! Hvis det skulle begynne å nærme seg, og det haster med svar fra Sikt, oppfordrer de til å purre eller be om prioritering hvis det er spesielle hensyn med tanke på tidsfrister.

Melde om endringer til Sikt: Dersom du endrer hvordan prosjektet håndterer personvern eller data, må du melde endringen til Sikt. Dette blir vanligvis vurdert på omtrent en uke. For Sikt er ikke søknaden satt i stein. Selv om et utkast til intervjuguide er sendt inn og godkjent, kan du fortsatt gjøre små endringer.

Søknad til REK

Regionale Komiteer for Medisinsk og Helsefaglig forskningsetikk forhåndsgodkjenner medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter. Les mer om søknadsprosessen her: Ekstern godkjenning REK – for ansatte UiO

Dersom prosjektet ditt håndterer helseopplysninger, må du søke om vurdering fra REK. Hva er helseopplysninger? Helseopplysninger regnes som alt som går under Helseforskningsloven

Det er veilederens ansvar å finne ut om studenten skal søke REK. Hvis du er usikker kan du få en framleggsvurdering (se mer informasjon lenger nede). Studenter kan søke til REK alene, men må skrive inn en ansvarlig veileder i søkeprosessen. Veileder må også godkjenne søknaden til slutt.

For mer informasjon om ditt prosjekt er helseforskning eller ikke: UiO REK-veileder, REK sin egen veileder «om å søke REK». NESH har også informasjon om dette: her.

Det vil forekomme prosjekter der det er vanskelig å avgjøre tydelig om de faller innenfor REKs mandat, og i så fall er det best å sende inn en «fremleggingsvurdering». Dette er et skjema som behandles fortløpende hvor du får en vurdering fra en rådgiver om du må sende en fullstendig søknad til REK eller ikke. Hvis du får en vurdering på at prosjektet ikke er fremleggingspliktig er dette dokumentet praktisk å ha i forbindelse med publikasjon eller tilsvarende situasjoner hvor noen kan etterspørre vurdering fra REK.

Søknad til Internetisk Komité

Informasjon om Internetisk komité og lenke til søknadsskjema finner du her

Søknaden kan fylles ut på norsk selv om nettskjemaet er på engelsk.

Alleforskningsprosjekter ved PSI som faller utenfor REKs mandat (som ikke er helseforskning) anbefales å fremlegges for vurdering av Internetisk komité ved PSI. Det er ikke slik at alle master- og hovedoppgaveprosjekter må ha vurdering herfra. Hovedansvaret for å vurdere hvilke søknader prosjektet trenger ligger hos veileder.

Internetisk komité gir ikke en formell godkjenning av prosjektet, men en anbefaling. Dette er særlig en styrke dersom du skal videreføre prosjektet til en vitenskapelig artikkel som skal sendes til tidsskrifter.

For å søke vurdering fra Sikt, REK og/eller Internetisk Komité må du gjøre klar flere dokumenter. Se forberedende dokumenter til prosjektvurdering for mer informasjon om disse dokumentene