Administrasjonsreglementet tar utgangspunkt i følgende lov-, avtale- og regelverk: universitets- og høgskoleloven, Hovedavtalen i staten, Statsansatteloven, UiOs personalreglement, Valgreglement for UiO og Reglement for ansettelse og valg av leder ved fakulteter og institutter, samt Normalregler for institutter.
§ 1 Instituttets organer
Instituttet har:
- Et instituttstyre
- En instituttleder
- En nestleder (stedfortreder for instituttlederen)
- En administrasjon med en administrativ leder (kontorsjef)
- Utdanningsleder, programråd og programleder for studieprogram og emneansvarlige for instituttets emner.
§ 2 Instituttstyret
§ 2.1 Myndighetsområde
Instituttstyret er instituttets øverste organ. Instituttstyret har ansvar for å fastlegge overordnede mål, prioriteringer og strategier for virksomheten, innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og regler, samt vedtak fattet av universitets- eller fakultetsstyret.
Instituttstyret utøver sin myndighet gjennom selv å vedta:
- Overordnete planer, prinsipper og prioriteringer for virksomheten
- Langtidsplaner, med særlig vekt på strategi for forskning, utdanning og formidling
- Årsplan og budsjett
- Instituttets interne organisering i avdelinger, faggrupper eller lignende, innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ Side 2 av 5
- Utfyllende bestemmelser til dette reglement innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ
Instituttstyret har ansvar for oppfølging gjennom:
- Godkjenning av regnskap og årsrapport
For øvrig skal instituttstyret
- Legge fram for fakultetet forslag til valgkomité for valg av instituttleder og nestleder, eller innstille ved eventuell ansettelse av instituttleder.
- Oppnevne valgstyre og valgkomite for valg av instituttleder/nestleder. Valgstyret består av en vitenskapelig ansatt, en midlertidig vitenskapelig ansatt, en teknisk-administrativ ansatt og en student. Valgkomiteen består av to vitenskapelige ansatte, en teknisk-administrativ ansatt og en student.
- Innstille i vitenskapelige stillinger hvor fakultetet er ansettelsesmyndighet.
- Ansette i vitenskapelige stillinger der fakultetet har delegert denne myndigheten til instituttet.
Alle beslutninger i instituttstyret treffes etter delegasjon fra og på vegne av universitetsstyret.
§ 2.2 Sammensetning
Instituttstyret ledes av instituttleder med instituttleders stedfortreder som nestleder, og har ni medlemmer:
- 1 instituttleder
- 1 nestleder
- 3 representanter, med 6 vararepresentanter for de faste vitenskapelige ansatte ved instituttet
- 1 representant, med 2 vararepresentanter for de midlertidige vitenskapelig ansatte valgt av og blant de midlertidige vitenskapelig ansatte ved instituttet
- 2 studentrepresentanter, med 2 vararepresentanter
- 1 representant, med 2 vararepresentanter for de tekniske og administrative ansatte velges av og blant de tekniske og administrative ansatte ved instituttet
Utdanningsleder deltar på styremøtene med talerett men uten stemmerett, med mindre utdanningsleder er blant de valgte medlemmene av styret.
§ 3 Valg
§ 3.1 Valg/ansettelse av instituttleder og nestleder
Valget av instituttleder/nestleder skjer elektronisk og med den vekting av stemmerettsgruppene som er fastsatt av universitetet. Faste vitenskapelige ansatte i minst halv stilling er valgbare til vervene som instituttleder og nestleder.
Dersom det innen fristen bare er kommet ett forslag til instituttleder/nestleder, gjør valgstyret dette kjent og fastsetter en forlenget frist for å fremme forslag. (Ref. § 13-10 i UiOs valgreglement).
Dersom det innen den nye fristen fortsatt bare er ett forslag, erklærer valgstyret den foreslåtte som valgt. Dersom det kommer flere forslag, gjennomføres direkte valg etter reglene i § 13 - 1 til § 13-10. Valgstyret kan hvis nødvendig fastsette ny valgdag og tidsplan.
§ 3.2. Valg av instituttleder
Valg av instituttleder/nestleder skjer samlet, med mindre instituttstyret bestemmer at nestleder utpekes av instituttleder. Instituttleder og nestleder skal velges i samsvar med regler vedtatt av universitetsstyret.
§ 3.3 Tilsetting av instituttleder
Hvis et flertall av instituttstyret ønsker det, kan instituttleder tilsettes i samsvar med nærmere fastsatte regler vedtatt av universitetsstyret.
§ 3.4 Valg av representanter til instituttstyret
Valg av representanter fra de ulike gruppene skjer på grunnlag av universitetets valgregler. Instituttstyret kan vedta at valget for bestemte grupper kan avholdes som urnevalg eller postvalg. Studentenes representanter kan velges i valgmøte.
Valgperioden til instituttstyret er fire år for representanter for henholdsvis de faste vitenskapelige ansatte og for de tekniske og administrative ansatte. For de midlertidig vitenskapelig ansatte og for studentrepresentantene er valgperioden ett år.
Instituttleder og nestleder, blir i kraft av sine roller, medlem av instituttstyret. Hvis vedkommende allerede er innvalgt i instituttstyret, trer første vararepresentant for de faste vitenskapelige inn som fast medlem.
En representant eller vararepresentant fratrer hvis vedkommendes tilknytning til gruppen opphører.
§ 4 Instituttleder
§ 4.1 Instituttleders funksjon
Instituttleder er instituttets øverste leder, og leder instituttets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret, fakultetets planer og instrukser fra dekan og gjennom vedtak fattet i instituttstyret. Instituttleder har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver som ikke eksplisitt er tillagt instituttstyrets myndighetsområde, og har generell fullmakt til å avgjøre løpende enkeltsaker.
Instituttleder er leder av instituttstyret. Instituttlederen har ansvar for å utarbeide saksframlegg med forslag til vedtak i de saker som ligger inn under instituttstyrets myndighetsområde (jf. § 2). Instituttlederen har ansvar for å iverksette de vedtak som fattes av instituttstyret.
Instituttlederen har et overordnet ansvar for utadrettet nettverksbygging, informasjon og kontakt med eksterne samarbeidspartnere.
Instituttleder er ansvarlig for instituttets oppfølging av Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiO. Instituttleder har ansvar for at det blir holdt løpende oversikt over hvem som utøver rollene i kvalitetssystemet.
Instituttlederen oppnevner programledere og medlemmer av programråd.
Instituttlederen utpeker nestleder/stedfortreder, utdanningsleder, PhD-leder og forskningsleder. Vervene forskningsleder eller PhD-leder kan kombineres med vervet som nestleder.
Instituttlederen har direkte linjeansvar for nestleder, utdanningsleder og kontorsjef. Instituttleder utøver sitt ansvar blant annet gjennom å delegere myndighet innenfor eget fullmaktsområde til nestleder, utdanningsleder, kontorsjef og eventuelle andre som instituttleder velger å delegere slik myndighet.
Instituttlederen kan pålegges oppgaver for fakultetet.
§ 5 Nestleder – Stedfortreder for instituttleder
Nestlederen er stedfortreder for instituttleder, og overtar instituttlederens oppgaver og myndighet når denne har lengre fravær. Vedkommende er nestleder i instituttstyret, og har utover dette nærmere definerte lederfunksjoner og arbeidsoppgaver på delegasjon fra instituttleder.
§ 6 Instituttråd
Grunnenheter som ikke har et styre skal ifølge Normalregler for institutter etablere et rådgivende organ, et instituttråd.
Instituttet har et styre.
§ 7 Programråd for studieprogrammer
Instituttet har programråd for alle studieprogrammer på bachelor og master som leder fram til grad. Programrådene er delegert det koordinerende ansvaret for sine studietilbud, jf. Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiO.
Programrådene selv skal behandle de faglige rammene, viktige prioriteringer og opplegg for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av programmene. Utover dette kan programrådene delegere sine oppgaver til programleder. Avgjørelser om den løpende drift skal delegeres til programleder.
Programrådene skal settes sammen slik at det avspeiler de fagmiljøene som deltar i programmet og sikrer studentene representasjon.
Enheten som er ansvarlig for et program er programeier og instituttleder oppnevner programråd og programleder.
Programråd på instituttnivå rapporterer gjennom instituttleder/utdanningsleder til dekanen.
§ 8 Innstillingsutvalget
Instituttstyret kan selv velge å etablere et eget innstillingsutvalg for behandling av de vitenskapelige stillinger som fakultetet har ansettelsesmyndigheten for.
§ 9 Kontorsjef
Kontorsjef ivaretar ledelsen av instituttets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med, og på delegasjon fra, instituttlederen.
Kontorsjef er sekretær for instituttstyret.
§ 10 Ikrafttreden
Dette reglement trer i kraft umiddelbart etter at Universitetsstyret har godkjent reglementsendringen i sitt møte 07.03.2023.