Til:	Styret

Fra:	Senterleder

Sakstype:	Diskusjon

Saksnr:	05/2016

Møtedato:	01.03.2016

Notatdato:	26.02.2016

Saksbehandler:	Lene Angelskår/Tina Næss/Frode Løvik

TIKs kapasitet og ressursbehov: oversikt 2015 og planer for 2016

Bakgrunn

Ved TIK-senteret gjennomføres det en kombinasjon av utdanning (Master og PhD) og forskning. Forskningen skjer i stor grad under eksternfinansierte prosjekter. Omfanget av eksternfinansierte prosjekter utført av den faste staben ved TIK vil derfor påvirke kapasiteten til å ivareta løpende aktiviteter innen studier og utdanning, samt andre faste driftsoppgaver. For å sikre en god gjennomføring av både utdannings- og forskningsaktiviteter, må TIK-senterets ledelse derfor ha en tett oppfølging av ressurs-situasjonen og fordelingen på de ulike aktivitetene.

Kort om timeregnskapsføring

Grunnlaget for timeregnskapssystemet er kravet om at en grunnenhet ved fakultetet skal levere en viss mengde forskning og undervisning innenfor en normalramme på 50/50-fordelig, når andre oppgaver (administrasjon) er trukket fra. Dette skal over tid også gjenspeile arbeidstidsfordelingen for en vitenskapelig stilling. Det er rom for fleksibilitet og forhandlinger innad på enhetene.

Arbeidsplikten er beregnet med utgangspunkt i følgende fordeling:

Forskning 47 %

Undervisning 47 %

Administrasjon 6 %

For det vitenskapelig personale ved UiO er den årlige netto arbeidstiden 1695 timer. For ansatte over 60 år er timetallet 1 657,5 timer. Ansatte ved UiO som er 62 år eller eldre har netto arbeidstid på 1567,5 timer i året.

Timer på årsbasis er utgangspunktet for beregning av pliktarbeidstimer for den enkelte.

For TIK gjelder dette primært seniorforskere i professor/førsteamanuensisstillinger, i tillegg til enkelte postdoc’er og forskere som har kontraktsfestet en pliktsats finansiert over TIKs grunnbevilgning.

Stilling	Prosentandel av arbeidsplikten til undervisn.+admin.	Antall arbeidstimer per år til undervisning/administrasjon
Under 60 år	60-61 år	62 år eller mer
Professor/førsteamanuensis	53 %	898	878	831

En professor/førsteamanuensis i vanlig stilling har i løpet av ett år 1695 timer i ren arbeidstid; 898 av disse er satt av til pliktarbeid som programledelse, undervisning, veiledning, deltakelse i evalueringskomiteer, sensur etc. Uttelling for pliktoppgaver reguleres etter et system med fastsatte satser. Jobber man flere arbeidstimer enn man skal, akkumuleres det et overskudd i den enkelte ansattes arbeidspliktsregnskap.

De øvrige 797 timene er forskningstid. Administrasjonen på TIK holder i timeregnskapet, og dette gjennomgås etter hvert semester.

TIKs frikjøpspolicy

Når en forsker blir deltaker i et forskningsprosjekt kan hans/hennes arbeidstid reguleres. TIK kan velge å gå inn med en egenandel på vedkommendes forskningstid, såkalt internt frikjøp. I praksis vil det si at en andel av personens 797 timer med forskningstid bindes opp, men de 898 plikttimene består. Det andre alternativet er et eksternt frikjøp, der en ekstern finansiør betaler for en gitt del av forskerens arbeidstid. I dette tilfellet fordeles frikjøpet mellom forskningstiden og plikttiden. Dersom vår forsker får 100 timer eksternt frikjøp, bindes 50 timer av vedkommendes forskingstimer opp, samtidig som at antallet tilgjengelige timer til plikt også reduseres med 50 timer. I dette eksempelet vil han/hun da stå igjen med 747 timer i forskningstid (50 timer bundet til dette konkrete prosjektet) og 848 timer til plikt dette året (de resterende 50 timene til prosjektet).

Senterleder mener at TIKs frikjøpspolicy fungerer stort sett bra. Policien gir TIKs seniorforskere et godt insentiv til å jobbe på eksterne finansierte prosjekter, og dette er viktig for senterets økonomi og for å sikre at TIKs prosjekter har høy vitenskapelig kvalitet. Samtidig bør senterledelsen og administrasjonen få til en bedre oversikt over effekiv tid som seniorforskerne jobber på eksternfinansierte prosjekter hvert år, slik at det i framtiden vil være en tettere tilknytting og korrespondanse mellom årlig tid som hvert seniorforsker har som prosjektsarbeid, på den ene siden, og reduksjon av pliktarbeid (gjennom TIKs frikjøp policy), på den andre siden. Det er da rimelig å vurdere om TIKs frikjøpspolicy, og styringsapparatet rundt det, bør revideres i løpet av 2016.

Overview 2015 og planer for 2016

Ved overgangen til ny ledelse høsten 2014 ble ny senterleder informert om styrets og ledelsens arbeid med kapasitetsutfordringene, og dette ble fulgt opp gjennom samtaler med senterets forskere og en gjennomgang av ressursbehov og ressurstilgang ved senteret.

Forutsetninger for planleggingen

TIK har uansett en rekke forpliktelser, særlig i undervisning og veiledning, som må oppfylles. En del av dette kan stipendiater eller vikarer utføre, men noen forpliktelser ligger uansett hos den faste vitenskapelige staben, som programledelse og veiledning av ph.d.-kandidater

Situasjonen er bedret for noen av forskerne siden kapasitetsutfordringene kom på agendaen i 2012/2013.

TIK har fått innvilget mange prosjekter den siste perioden, slik at flere forskere er frikjøpt utover forskningstiden. Dette gir en bedret økonomisk situasjon, men gir på den andre siden økt behov for planlegging av vikarer.

Resultater av gjennomgangen

Gjennomgangen for 2015 viste en betydelig nedgang i antall timer som trengs for å gjennomføre senterets forpliktelser, utenom eksterne prosjekter i løpet av et år. Dette er i all hovedsak konsekvensene av tiltak iverksatt i 2013/2014.

Estimering av timebruk

Timebruk undervisning/sensur/ veiledning	Timer
TIK4001	710
TIK4040	260
TIK4021 (Innovasjon)	235
TIK4011 (STS)	235
TIK4090 (Veiledning + mastersensur ESST)	360
TIK4093 (veiledning + mastersensur TIK)	1060
TIK9101	140
TIK9090 (veiledning) (gjennomsnittlig veil.tid per kandidat/per år, regnet på 20 kandidater)	1200
TIK9022/9021/TIK9011	200
SUM	4400

Administrative oppgaver - gjennomsnittlig timebruk per år	Timer
Programansvar master	300
Programansvar ph.d.	200
Ansvar TIKs seminarserie	20
Leder av forskergruppe (se også Ansvar for forskergruppemøter)	80
Ansvar for forskergruppemøter (der dette benyttes reduseres uttelling for forskergruppeleder tilsvarende)	40
Medlem av TIKs ledergruppe	120
Medlem av TIK-styret	40
Verneombud, HMS	20
Planleggingsansvar TIKs del av sommerskolen	10
Opptakskomité, vurdering av søkere til masterprogram	10
Medlem av tilsettingsutvalget	40
Bedømmelse for søkere til vitenskapelige stillinger og søknad om opprykk til professor (denne er det vanskelig å estimere siden antallet utlyste stillinger avhenger veldig av prosjektaktivitet, samt at satsene varier med antall søkere per stilling, og komitésammensetninger varier mellom interne og eksterne. Estimat basert på 2 x phd og 1 postdoc,10-15 søkere på hver)	200
Formidling og eksterne kontakter, hele TIK-senteret (ikke egen forskning)	20
Uttelling ved planleggingsvirksomhet, spesielle satsninger, utvalg og samarbeidsfora, tverrfaglige programmer m.m.	50
SUM	1150

Oppsummert timebehov for TIK:

Gjennomsnittlig timebruk alle aktiviteter	2015	Plan for 2016
Timebruk master/phd	4400	4400
Timebruk admin	1192	1150
Totalt	5592	5550

Tilgjengelige ressurser

Tabellen under viser hvor mange tilgjengelige timer TIKs ansatte har til pliktarbeid.

Tilgjengelige timer for pliktarbeid på TIK (før frikjøp)	2015	Plan for 2016
1. amanuensis/professor	4553	6085
Postdoc/forsker	514	90
Totalt:	5067	6175

I løpet av 2015 har timebehovet vært større enn tilgjengelige ressurser. Denne differansen har blitt kompensert i to måter: (1) noen stipendiater har blitt involvert i pliktarbeid (særlig på undervisning og veiledning Master nivå); (2) senterleder har blitt aktivt involvert i pliktarbeid (veiledning til stipendiater, Master undervisning, og flere administrative oppgaver).

I løpet av 2016 vil TIK-senteret ha den ressurstilgangen som tidligere er estimert tilgjengelig som følge av endringer i staben:

Det er tilsatt førsteamanuenser i STS og innovasjon fra 2016

Jan Fagerberg er tilbake i 100 % stilling fra 2016

Det skal tilsettes en etterfølger etter Sissel Myklebust og en vikar for Kristin Asdal.

Dette betyr at TIK vil i 2016 ha nok tilgjengelige ressurser til å gjennomføre årlig pliktarbeid aktiviteter

Omfanget av frikjøp knyttet til eksternfinansierte prosjekter vil kunne påvirke denne ressurssituasjonen og representere en utfordring i forhold til timesaldoen for den enkelte forsker hvis TIK blir innvilget nye store eksternfinansierte forskningsprosjekter i løpet av de neste månedene.

Overskudd

I løpet av de siste årene har noen seniorforsker på TIK akkumulert betydelig overskudd på timeregnskap, på grunn av høy aktivetetsnivå på eksterne finansierte prosjekter (som reduserer årlig arbeidsplikt i følgende TIKs frikjøp policy).

TIK har per i dag gode muligheter til å gjennomføre planene for nedbyggingen av overskudd i den enkeltes timeregnskap over de neste årene. Et realistisk mål er at overskuddstimer gradvis reduseres i løpet av de neste 5 årene. Ledelsen har iverksatt tiltak overfor den enkelte, med femårsplaner for reduksjon av overskudd over tid.

Hovedpunkter i planene for nedbygging av overskudd:

Senterleder fortsetter å gjennomføre planleggingssamtaler med den enkelte, og tar utgangspunkt i timeregnskapsstatus og planlagt prosjektaktivitet. Senterleder vil ha et planleggingsmøte i starten av hvert år med hver seniorforsker for å få en bedre oversikt over de planlagte årlige aktivitetene.

På grunnlag av økt prosjektaktivitet vil vi antakelig måtte bruke flere vikarer i to-tre år fremover. For å tilrettelegge for en bedre situasjon anbefaler administrasjonen å vurdere mer bruk av egne stipendiater på ph.d.-nivå. Per i dag skjer dette mer eller mindre ad hoc. Det burde være mulig å planlegge noe lengre på forhånd, slik at det ekstra arbeidet ikke blir en stressfaktor for en ph.d. som trenger timer i sluttfasen, men heller en god erfaring til CVen, med god mulighet til planlegging og gjennomføring.

Senterleder og administrasjon, i samarbeid med ledergruppen, vil også fortsette arbeidet med revisjon av satsene for uttelling i timeregnskapet, for å sikre korrespondanse mellom antall timer som belastes og aktiviteten som gjennomføres.

SV Fakultetet har en policy om at en forsker kun kan overføre timer tilsvarende ett semesters plikt fra et kalenderår til det neste. Denne policyen har aldri blitt implementert på TIK. På den ene siden, er det viktig å merke at noen av våre forskere sitter med betydelig overskudd, og det vil være uheldig om denne tiden ble slettet uten noen form for kompensasjon, og TIK har ikke økonomisk handlingsrom til å betale ut forskernes tid. På den andre siden, bør senterledelse vurdere om Fakultetets policy i forhold til overføring av overskudd må implementeres fra og med år 2017.

Oppsummering

Denne gjennomgangen har vist at 2015 var et år med høyt aktivitetsnivå og medfølgende økte forpliktelser, både i håndteringen av prosesser internt (timeregnskapet) og i prosjekter. Situasjonen er i ferd med å bedre seg fra 2016. Senterleder mener at status av TIKs «kapasitetsproblem» er per i dag betydelig bedre enn det vær i forrige år. TIKs ekspansjon finansiert av nye eksterne finansierte prosjekter har lagt til nye ressurser (nye fast ansatte seniorforskere og vikarer) som har økt senterets kapasitet til å gjennomføre sitt årlig pliktarbeid.

Samtidig er det viktig å peke på at ekspansjonen som TIK senteret nå har, representerer en god kortsiktig strategi, men at det ikke er en bærekraftig strategi for en langsiktig ekspansjon av senteret. En langsiktig konsolidering av TIK (og fast ekspansjon av senterets kapasitet) kan bare gjøres gjennom en kombinasjon av økende prosjektaktiviteter og nye utdanningsprogrammer.