Tilsetede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Ingvild Marheim Larsen
Steinar Sterjnø
Espen D. H. Olsen (ansattrepresentant)
Marit Eldholm (ansattrepresentant)
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Tara Sarin (administrativ leder)
Fredrik Emil Olsbu (fra fakultetet under V-SAK 3: Budsjett og langtidsprognose)
Forfall:
Asgeir Fløtre
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 28. august 2017
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøte 28. august 2017
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder orienterte om aktivitetene og situasjonen ved senteret, med hovedvekt på Norges forskningsråd Europa i endring-program. Presentasjonen ble etterfulgt av en kort orientering om PLATO kick-off konferanse 16-20 oktober, REFLEX workshop 16-17 november samt status for søknadsarbeid fremover (H2020 og NFR). Arbeidet med publikasjonslistene ble igjen diskutert og det ble påpekt at man må også bli bedre på markeringer av nye publikasjoner ved senteret. Styreleder takker for presentasjonen og tok senterleders utgreiing til orientering.
O-SAK 2: Status oppfølging årsplan 2017
Senterleder informert kort om prosjektene, søknadsarbeid, mengde publikasjonsjoner og oppstart av informasjonsmedarbeider.
Saksdokumenter:
Oppfølging ARENAs årsplan 2017
O-SAK 3: Personalsaker
Styret tok notatet om personalsaker til orientering.
Saksdokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 4: Øvrige orienteringssaker
Styret anerkjente det fortsatt høye aktivitetsnivået ved senteret og tok for øvrig notatet om orienteringssaker til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 3: Budsjett 2018 og langtidsprognose
Økonomirådgiver beskriver den økonomiske situasjonen ved senteret som stabil og isolert er det positivt resultat for 2017 som inkluderer større forskuddsbetalinger på EU-prosjekter som ble regnskapsført i 2017, men skal disponeres i de neste årene. Fakultetsstyret har vedtatt (september 2014 og juni 2015) at senterets tidligere opparbeide underskudd ikke skal vokse ytterlige, men i langtidsperioden kan budsjettere med et negativt resultat ved å isolert sett gå i balanse. Forslag til budsjett viser et resultat som er i tråd med Fakultetsstyrets forutsetninger.
Vedtak: Styret godkjenner budsjettforslaget for 2018 og tar langtidsprognosen til orientering.
Saksdokumenter:
Budsjett 2018 og langtidsprognose
V-SAK 4: ARENAs årsplan 2018
Styret diskuterte innholdet i årsplanen og konkluderer med at det savner noe om rutiner rundt rekruttering til faste stillinger inludert kvinnelig rekruttering og seksuell trakassering.
Styret godkjenner ARENAs årsplan for 2018 og foreslår følgende tiltak som et tillegg til årsplanen:
- Vurdere tiltak for rekruttering til senior- og professornivået.
- Utvikle rutiner for å forhindre seksuell trakassering.
SV-fakultet jobber med rutiner for å forhindre seksuell trakassering. ARENA kommer tilbake til denne saken på styremøte i august.
Vedtak: Styret godkjenner forslaget til ARENAs årsplan for 2018.
Saksdokumenter:
V-SAK 5: Møteplan for 2018
Følgende datoer for møter i ARENAs styre i 2018 er satt:
Mandag 14. mai 2018
Mandag 27. august 2018
Mandag 19. november 2018
Tidspunkt for møtene fastsettes til kl. 15.30, og møtene finner sted i Johan P. Olsens rom ved ARENA.
Vedtak: Styret slutter seg til den fremlagte møteplanen for 2018.
V-SAK 6: Eventuelt
Det var ingen saker under eventuelt.