Møtet ble satt 27. august 2018 kl. 15.35 i Johan P. Olsens rom i ARENAs lokaler i Sognsveien 68, og ble hevet 16.40.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Asgeir Fløtre
Steinar Stjernø
Marit Eldholm (ansattrepresentant)
Johanne Døhlie Saltnes (ansattrepresentant)
Forfall: Ingvild Marheim Larsen
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Det ble bemerket at bestilling fra et tidligere styremøte til ARENAs administrasjon ikke var med. Dette tas under eventuelt. Forøvrig godkjennes innkalling og dagsorden.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 14. mai 2018
Vedtak: Protokollen slik den foreligger godkjennes ikke. Administrasjonen bes korrigere skrivefeil samt uklarheter og sende ny protokoll til godkjenning per sirkulasjon. Det bemerkes forøvrig at det i forrige styremøte ble vedtatt at referat bes utsendt innen to uker etter avholdt styremøte, og godkjennes på sirkulasjon. Protokollen følger deretter som orienteringssak på etterfølgende styremøte.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøte 14. mai 2018
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder starter med å dele ut teksten om ARENA fra Forskningsrådets SAMEVAL-evaluering, og det beskrives hvordan ARENA får svært god omtale som et "centre of excellence". Styreleder fremhever den strålende evalueringen av senteret, samt hvordan evalueringen forøvrig konkluderer med at ARENA har «adequate resources». Senterleder beskriver deretter hvordan diskusjonen rundt fakultetets nye finansieringsmodell skrider frem, med fokus på hvordan utfordringene for senteret nå fremstår enda tydeligere og hvordan dette skaper økt økonomisk usikkerhet for ARENA. Styret informeres deretter om de tre nylig innvilgede prosjektene finansiert av henholdsvis EUs H2020-(EU3D) og NFRs Europa i endring-program (LEGOF og BENCHMARK). Senterleder påpeker at ARENA sendte inn tre søknader til NFR-utlysningen, hvorav alle mottok toppkarakterer, men kun to sikret finansiering. Styreleder oppsummerer at til tross for langsiktige bekymringer utenfra, utføres det faglige ved ARENA fortsatt svært godt med henblikk på prosjekter, publikasjoner og arrangementer. Styret tar forøvrig saken til etterretning.
O-SAK 2: Status oppfølging årsplan 2018
Senter- og administrativ leder gjennomgår hovedtrekk og legger til et par detaljer om prosjektsøknader som per i dag er henholdsvis innsendt (HERA), samt under planlegging for innnsending februar (Consolidator Grant) og august neste år (Starting Grant). Styret påpeker at det mangler samsvar i dokumentets forklaring av hvorfor det ikke er blitt utarbeidet analyse av prosjektsøknader som ikke har lykkes, som oppgis å være at stabsmøtet ikke ble avholdt som planlagt i mars, mens det videre i dokumentet beskrives at møtet ble avholdt i april. Det forklares i styremøtet at den riktige årsaken til at dette ikke er gjort er kapasitetsutfordringer, og det vurderes videre hvorvidt dette bør prioriteres nå all den tid senterets søknader i betydelig grad nå har lykkes. Styret tar igjen opp faktum at stabsseminar ikke er blitt avholdt, og hvordan det tidligere er etterspurt faste datoer for slike. Senterledelsen er enige i viktigheten av at dette nå avholdes og bekrefter at et slikt seminar prioriteres.
For øvrig tok styret oppfølging av årsplan til etteretning.
Saksdokumenter:
Oppfølging ARENAs årsplan 2018
O-SAK 3: Personalsaker
Det ble informert fra administrasjonen om at sak A i saksnotatet dreier seg om samme sak som agendaens V-sak 3. Informasjon om vedtakssaken ble herunder gitt, men diskusjonen utsatt til V-sak 3.
Styret tok notatet om personalsaker til orientering.
Saksdokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 4: Regnskap per juli og oppdatert prognose
Senterleder og administrativ leder gjennomgikk regnskapet og prognosen i hovedtrekk, og beskrev den økonomiske situasjonen som stabil og i henhold til budsjett for inneværende år, men at konsekvensene av den nye finansieringsmodellen gjør at langtidsprognosen kan endre seg vesentlig. Langtidsprognosen er således ikke vurdert eller beskrevet i samme grad fra fakultetets side i påvente av ny modell. Regnskapet per juli gir ingen grunn til bekymring, og avvik er i hovedsak knyttet til periodiseringer på inntektssiden. Det informeres om at foreløpige tall for de nylig innvilgede prosjektene er lagt inn i prognosen, men det poengteres at kostnadsstallene her er runde estimater per idag. Forøvrig er langtidsprognosen per idag knyttet til faktiske inntekter frem til 2021.
Styrerepresentanten fra KMD informerer om at overføringen fra departementet skal ha blitt gjort. Dette følges opp av administrasjonen.
Styret spør også om hvor resultatmidlene synes i prognosen, og det bekreftes at disse ligger som forventninger under basisbevilgningen i årene fremover. Det påpekes at dette vil måtte gjennomgås igjen etter innføring av ny modell i tråd med nye føringer på dette.
Saksdokumenter:
Regnskap og oppdatert prognose
O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker
Styret ber om muntlig fremstilling av dette under O-sak 1: Hva skjer ved ARENA?, men fortsatt skriftliggjøring av øvrige orienteringssaker i eget punkt. Styret påpeker viktigheten av at senteret driver med forskning som får oppmerksomhet, og senterleder understreker senterets opplysningsplikt. Styret tok notatet om orienteringssaker til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 3: Personalsak
Vedtak: Styret vedtok følgende: "Styret ved ARENA Senter for europaforskning gir sin tilslutning til at den faste stillingen som forsker (SKO 1109/1183) trekkes. Saken sendes Fakultetets tilsettingsutvalg for videre behandling".
Saksdokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25.
V-SAK 4: Eventuelt
Styret påpekte at det ved styremøtet 20. november 2017, i lys av me-too-skandalen, ble etterspurt informasjon om hvordan ARENA følger opp trakassering, herunder seksuell trakassering. Styret ba ledelsen redegjøre og vurdere dette med de ansatte. Redegjørelsen ønskes deretter opp som styresak.