Til stede:
Ingjerd Hoëm (styreleder)
Eksterne representanter: Antje Klitkou og Jon Vatnaland
Rep. for faste vitenskapelige ansatte ved TIK: Olav Wicken (vara for Magnus Gulbrandsen)
Rep. for midlertidig vitenskapelig ansatte ved TIK: Henrik Schwabe (vara for Marie Byskov Lindberg)
Rep. for administrativt ansatte ved TIK: Sibel Thorsen (vara for Lene Angelskår)
Studentrepresentant: Sofie Nebdal og Helge Helguson Neumann
Fra administrasjonen: Fulvio Castellacci, Fredrik E. Olsbu og Frode Løvik (sekretær)
Ordinære saker
V-SAK 1 (Saksnr. 17/2018) Godkjenning av dagsorden
Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden
Innkalling og dagsorden godkjennes
V-SAK 2 (Saksnr. 18/2018) Godkjenning av protokoll fra møte 2/2018
Det var merknader til listen over tilstedeværende i møtet
Protokoll fra møte 2/2018, 5.6.2018, godkjennes med de merknader som framkom i møtet.
Saksdokument: Protokoll fra møte 2/2018.
Orienteringssaker
O-SAK 1 (Saksnr. 19/2018) Hva skjer på TIK?
Administrativ leder orienterte om stor søknadsaktivitet i september og oktober, kommende disputaser, nye eksterne doktorgradsstipendiater og medarbeidere, nyheter fra masterprogrammet, rekruttering, seminarvirksomhet og publikasjoner så langt i 2018. Styret ga honnør til en imponerende publikasjonsliste.
O-SAK 2 (Saksnr. 20/2018) Regnskapsrapport for andre tertial 2018
Administrativ leder orienterte om regnskapet for andre tertial i 2018. Regnskapsføringen av prosjekter/tiltak med finansiering fra interne kilder ved UiO bidrar til noen utilsiktede avvik fra budsjett som ble kommentert i møtet.
Styret ba om utfyllende informasjon om nettobidrag og akkumulert overskudd i rapporten. Bundne ubrukte midler fra eksterne prosjekt omtales som akkumulert overskudd. Styret stiller seg kritisk til dette og ikke minst til at disse bundne midlene er inkluderte i akkumulert overskudd i saksframlegget til fakultetsstyret som er inkludert i sakspapirene til sak 23/2018, se under.
Ut fra langtidsprognosen, ser styret med bekymring på den langsiktige økonomiske situasjonen for TIK-senteret, ref. sak 23/2018. Regnskapsrapporten for 2018 ble tatt til orientering.
Saksdokument: Regnskapsrapport for andre tertial 2018
O-SAK 3 (Saksnr. 21/2018) Forlengelse av styrets funksjonsperiode
Styreleder orienterte om at dekanen vil fremme et forslag om å prolongere styrets funksjonstid med seks måneder fram til 30.6.2019. Dette henger sammen med at dekanen ønsker å se nærmere på TIKs organisasjonsform/institusjonstilknytning. Dette arbeidet er ikke startet, men vil bli igangsatt i nær framtid. I møtet ble det referert til uformelle uttalelser fra dekanen om en plan om å legge TIK-senteret inn under et av instituttene ved fakultetet.
Styret anser denne orienteringen som starten på den tillyste prosessen og skulle gjerne sett at denne informasjonen var kombinert med en prosessplan.
Styret er oppnevnt for å ivareta TIKs virksomhet og vil følgelig spille en aktiv rolle i den videre prosessen. Styret oppfordret TIKs ledelse til å utarbeide et posisjonsnotat med beskrivelse av senterets bakgrunn og nåsituasjon, samt mulige alternative framtidige organisasjonsløsninger. Styret stiller sine ressurser til disposisjon i denne sammenheng og kan om mulig stille til et møte før neste tillyste styremøte 4.12.
Styreleder stiller seg til disposisjon for styret, men vil, ut fra sin stilling i dekanatet, fratre om styret ønsker dette.
O-SAK 4 (Saksnr. 22/2018) TIK 20 år – jubileumsfeiring i 2019
TIK er 20 år i 2019, og dette ønsker senterledelsen å markere på flere måter. I første omgang er det planlagt et jubileumsseminar 20. mars. Styret vil bli holdt løpende orientert om videre planer.
Diskusjonssaker
D-SAK 1 (Saksnr. 23/2018) Ny fordelingsmodell ved SV-fakultetet
Fakultetsstyret ved samfunnsvitenskapelige fakultet vedtok i sitt møte 28.8 en ny fordelingsmodell for basisbevilgning. Senterleder orienterte om konsekvensene av denne for TIK og presenterte mulige strategier for å dekke opp for nedgangen i basisinntektene som modellen fører til.
Senteret har per dags dato en god økonomi, noe som er et godt utgangspunkt for å utarbeide en strategi for å tilpasse seg reduksjonene i basisinntekter. TIKs styre har over flere år forsøkt å identifisere måter å øke basisinntektene på, uten å ha lykkes med dette. Senteret vil fastholde ønsket om å øke antall studieplasser for å på den måten å sikre ekstra basisbevilgning.
Kostnadene for basisfinansiert aktivitet er allerede på et minimum. TIK disponerer hele den årlige basisbevilgningen og er avhengig av nettobidrag fra eksterne prosjekt for å balansere denne delen av økonomien. Styret finner det ikke forsvarlig å redusere kostnadene ytterligere. Det er tvert om behov for å styrke den faste vitenskapelige staben og administrasjonen.
De siste årene har TIK lykkes i å hente inn betydelige eksterne prosjektmidler, noe som har ført til at nettobidraget fra eksterne prosjekt har vært så stort at senteret har et akkumulert overskudd. Styret ser umiddelbart ingen annen løsning enn et fortsatt fokus på å sikre eksterne prosjektmidler.
Styret ba også ledelsen om å se nærmere på om eksternt samarbeid kan bidra til en styrking av senterets økonomi.
Styret tok saken til etterretning og ba administrasjonen om å utarbeide et vedtaksdokument til neste møte.
Saksdokument: Notat til fakultetsstyret om ny fordelingsmodell