Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Ingvild Marheim Larsen
Steinar Stjernø
Marit Eldholm (ansattrepresentant)
Espen D. H. Olsen (ansattrepresentant)
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
John Erik Fossum (under O-sak 2)
Tilstede fra SV-fakultetet:
Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør (under O-sak 1)
Forfall:
Jan Hjelle.
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 23. mai 2016
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 23. mai 2016
Orienteringssaker
O-SAK 1: Styrets mandat
Fakultetsdirektør Gudleik Grimstad orienterte om styrets mandat, rolle og arbeidsform. Behovet for et sterkere fokus på strategisk tenkning i styrene ved UiO var et av hovedfunnene i institusjonsevalueringen av UiO fra 2001. Fakultetsdirektøren påpekte at i organiseringen av ARENA har senterleder hatt denne rollen hele tiden. ARENAs styre skiller seg videre fra øvrige styrer ved at dekanen utpeker senterleder, og styret er ARENAs øverste organ. Forventninger følger deretter. Styret disponerer ARENAs budsjett, og fakultetet legger seg lite opp i den faglige aktiviteten, som valg av faglig retning osv. Det er et noe mer utydelig skille mellom det som er styrets ansvar og det som er senterleders ansvar, og styre versus daglig drift ble diskutert. Styret må kunne forvente at saker fremlegges riktig og nøyaktig for å kunne styre, og vesentlighet og risiko fremheves som ledende prinsipper i styredokumenter. Personalsaker behandles i styrerommet og ikke i korridorer. Styremøter er i prinsippet åpne, med unntak av håndtering av personalsaker og tilsettingssaker. Styrearbeid skal involvere årlig evaluering av eget arbeid. Det er delegert myndighet fra fakultetsnivået til styret, og videre til ARENAs lokale tilsettingsutvalg. Habilitet diskuteres. Styret diskuterer videre hvordan det best kan fungere som strategisk organ, og det påpekes at årlig styreevaluering hittil har manglet. Dette settes opp på dagsordenen ved et seneom re møte. Videre påpekes det at det ikke finnes noe om arbeidsmiljø, ei heller om kompetansebygging, i styrevedtektene.
Fakultetsdirektørens presentasjon er ettersendt ett av styremedlemmene etter ønske i etterkant av møtet.
O-SAK 2: Refleksjonsnotat
John Erik Fossum presenterte notatet om EUs mange kriser. Styret takket for en spennende presentasjon og faglig input som etterspurt. Diskusjonen i etterkant tok for seg hvordan notatet kan benyttes strategisk mot nye programmer. Senterleder presiserer at notatet primært er utarbeidet som tilsvar på bestilling fra styret, og dersom notatet skal benyttes strategisk må det videreutvikles i samråd med øvrig stab.
Saksdokumenter:
O-SAK 3: Hva skjer ved ARENA?
Da O-sak 1 og 2 tok en betydelig del av avsatt tid for styremøtet, åpnet senterleder for at han ikke trengte gå inn i detalj på saker som allerede er beskrevet i styredokumentene. Styreleder sa seg enig i dette. Senterleder orienterte videre kort om oppstart av nye prosjekter, spesielt PLATO-prosjektet og rekruttering av nye ansatte. Styret påpekte at nyansatte ikke bør plasseres ved ekstraplassene ved Ullevål stadion, og senterleder avkreftet at dette er tilfellet. Utfordringer med åpent kontorlandskap ble diskutert. Det ble videre påpekt at det har vært en fin dialog med berørte ansatte gjennom blant annet vernerunde. Utfordringen med langsiktig løsning på arealutfordringene består. Styreleder understreket at han gjerne møter med dekanen, og styrets medlemmer ble videre oppfordret til å foreslå egnede lokaler dersom de skulle komme over noe som kan passe.
O-SAK 4: Status oppfølging årsplan 2016
Senterleder innledet kort.
Saksdokumenter:
Oppfølging ARENAs årsplan 2016
O-SAK 5: Øvrige personalsaker
Styret tok notatet om øvrige personalsaker til orientering. Saksdokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 6: Øvrige orienteringssaker
Styret tok notatet om øvrige orienteringssaker til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 3: Budsjett 2017 og langtidsprognose
Senterleder og administrativ leder beskrev den økonomiske situasjonen som stabil, og viste til at det går mot et positivt isolert årsresultat på nær en million kroner. Forslaget til budsjett viser økte inntekter sammenliknet med tidligere. I tråd med økte inntekter øker personalkostnader, og det samme gjelder driftskostnader som følger planlagte aktiviteter på prosjektene. Forslaget til budsjett viser et negativt isolert resultat på 0,4 mill. for 2017, mens langtidsprognosen viser et akkumulert negativt resultat på 6,4 mill. kr, som er i tråd med tidligere vedtak i fakultetsstyret om at ARENA ikke akkumulerer ytterligere underskudd. Det påpekes at det i budsjettet estimeres nye inntekter i størrelsesorden 1,25 mill. kr. i 2017, 2 mill. i 2018, og 6 mill. pr år i de siste tre årene i langtidsprognosen. Styret diskuterte størrelsen på basisbevilgningen og virkning av resultatmidlene.
Vedtak:
Styret godkjenner budsjettforslaget for 2017 og tar langtidsprognosen til orientering.
Saksdokumenter:
V-SAK 4: ARENAs årsplan 2017
Senterleder innledet og beskrev hovedtrekk i forslag til årsplan for 2017. Styret diskuterte hva årsplanen skal brukes til og hva som er årets viktigste prioriteringer. En tydeligere forankring i staben ble etterlyst. Det ble orientert om at årsplanen er sendt samtlige ansatte, men styret foreslo en mer aktiv dialog og lokal forankring hos de ansatte ved fremtidige årsplaner. Det ble videre diskutert om årsplanen bør foreligge på engelsk. Det ble ikke pålagt endringer for årsplanen for 2017, men administrasjonen oppfordres til å ta dette med seg i arbeidet videre.
Vedtak:
Styret godkjenner forslaget til ARENAs årsplan for 2017.
Saksdokumenter:
V-SAK 5: Tilsetting i fast stilling som forsker
Styret har innstillingsmyndighet overfor Fakultetets tilsettingsutvalg i tilsetting i faste vitenskapelige stillinger. Vedlagt fulgte saksdokumenter for tilsetting i fast stilling som forsker (SKO 1109) ved ARENA Senter for europaforskning. Senterleder orienterte om vedkommendes kompetanse og bakgrunn, og det ble påpekt at tilsetting på eksterne midler forutsetter opprettholdelse av finansiering. Saken ble vedtatt enstemmig og innstilling videreformidles til fakultetets tilsettingsutvalg.
Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.
V-SAK 6: Møteplan for 2017
Det ble forelagt styret forslag om to møter i 2017, henholdsvis mandag 15. mai og mandag 20. november. Styret kom frem til at de ønsket flere, kortere møter fremfor to lengre møter, og ba derfor om at to tilleggsdatoer foreslås og ettersendes styret. I e-post av 22. november 2016 sendt styrets medlemmer, ble følgende to tilleggsdatoer foreslått: Mandag 13. februar og mandag 28. august. Det ble ikke fremsatt innvendinger til disse. Følgende datoer er dermed satt for styrets møter i 2017:
Mandag 13. februar 2017
Mandag 15. mai 2017
Mandag 28. august 2017
Mandag 20. november 2017
Tidspunkt for møtene fastsettes til kl. 15.30, og møtene finner sted i Johan P. Olsens rom ved ARENA.
Vedtak:
Styret slutter seg til den fremlagte møteplanen for 2017.
V-SAK 7: Eventuelt
Ingen saker under eventuelt.