Til stede:
Ingjerd Hoëm (styreleder)
Eksterne representanter: Antje Klitkou (fra sak 29/2018) og Jon Vatnaland (via telefon)
Rep. for faste vitenskapelige ansatte ved TIK: Magnus Gulbrandsen
Rep. for administrativt ansatte ved TIK: Lene Angelskår
Studentrepresentant: Sofie Nebdal og Helge Helguson Neumann
Fra administrasjonen: Fulvio Castellacci og Frode Løvik (sekretær)
Observatører: Kristin Asdal, Tone Druglitrø, Tone Huse, Håkon E. Normann, Hege R. Standal og Irene Ø. Tvedten
Meldt forfall:
Rep. For midlertidige vitenskapelige ansatte ved TIK: Henrik Schwabe
Ordinære saker
V-SAK 1 (Saksnr. 24/2018) Godkjenning av dagsorden
Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden.
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes
V-SAK 2 (Saksnr. 25/2018) Godkjenning av protokoll fra møte 3/2018
Det var ingen merknader til protokollen.
Vedtak: Protokoll fra møte 3/2018, 9.10.2018, godkjennes.
Saksdokument: Protokoll fra møte 3/2018
Orienteringssaker
O-SAK 1 (Saksnr. 26/2018) Hva skjer på TIK?
Administrativ leder orienterte kort om nye tilsettinger, seminarvirksomhet og publikasjoner siden sist møte.
Saksdokument: Hva skjer på TIK?
O-SAK 2 (Saksnr. 27/2018) Evaluering av ESST-master
Direktør orienterte om interne diskusjoner på TIK rundt videreføring av ESST-master. TIKs ledelse planlegger en evaluering av dette studiet og vil se nærmere på et forslag om å omfordele studieplassene til TIK-master. Et eventuelt forslag om endring i master-strukturen på TIK vil bli lagt fram for styret som en diskusjonssak i et senere styremøte.
O-SAK 3 (Saksnr. 28/2018) TIK 20 år – jubileumsfeiring i 2019
Direktør orienterte om planer for markering av TIKs 20 års jubileum i 2019, med fokus på et jubileumsseminar og TIK-fest 20. mars. Dette blir en fin anledning til å synliggjøre TIK og en vil invitere bredt, både tidligere studenter, samarbeidspartnere, representanter fra regjeringen, forskningsrådet og næringslivet. Styret vil motta mer detaljert informasjon tidlig på nyåret.
Diskusjonssaker
D-SAK 1 (Saksnr. 29/2018) Posisjonsnotat – varslet organisasjonsendring for TIK
Direktør orienterte innledningsvis om status for saken. TIK har fått brev fra fakultetet om at TIKs styre er prolongert til over sommeren 2019. Det er så langt ikke sendt melding om dette til det enkelte styremedlem. TIK hadde et stabsmøte om saken 25.10, og en samlet stab ga der klart uttrykk for at en ikke ser behov for å endre TIKs nåværende organisasjonsstatus og at en savner en begrunnelse for og hensikt med det tillyste forslaget. TIKs ledelse har utarbeidet et posisjonsnotat for TIK slik styret ba om i forrige møte.
I sakspapirene til fakultetets styremøte 6.12.2018 er det to saker som omhandler organisasjonsendringen. Saken er omtalt i vedtakssaken «Fakultetets årsplan for 2019 – 21» og i en orienteringssak som presenterer en framdriftsplan for prosessen med å endre organisasjonsstatusen til ARENA og TIK. Det legges opp til et endelig vedtak 13.6.2019. TIK har ikke mottatt direkte orientering om dette.
TIK-styret diskuterte muligheten for å sende et notat til fakultetsstyret med etterlysing av begrunnelse for saken, ønske om bedre tid til selve prosessen, forslag om å opprette en arbeidsgruppe med blant annet representanter fra TIK og involvering av UiOs ledelse.
TIKs ledelse og stab ble oppfordret til å henvende seg til sine representanter i fakultetsstyret og andre viktige aktører om saken.
TIK-styret utformer et notat som sendes til fakultetsstyret 5.12.
Det ble også reist spørsmål om TIKs styreleders rolle i fakultetsstyret, spesielt med tanke på den tillyste vedtakssaken. Styreleder gjorde det klart at hun, som medlem av dekanatet, ikke har bundet mandat i fakultetsstyret. Styreleder har også vært i kontakt med sin vararepresentant, Tanja Storstul, som stiller seg til disposisjon både for TIKs styre og for en eventuell arbeidsgruppe.
Fakultetsstyret skal ha møter 22.3 og 13.6.2019. Det legges opp til møter i TIKs styre i forkant av begge disse møtene.
Saksdokument:
Tidsplan organisasjonsgjennomgang
D-SAK 2 (Saksnr. 30/2018) Budsjett 2019
Administrativ leder orienterte om beregning av basisbevilgning etter ny fordelingsmodell. Basisbevilgningen utgjør 28 % av TIKs budsjetterte inntekter i 2019 som følge av en kontrollert vekst i eksterne prosjekter og prosjekter med finansiering fra andre kilder ved UiO. Det er budsjettert med et resultat i balanse. Dette kan endres dersom en får tilsagn om nye eksternfinansierte prosjekt.
Veksten i TIKs stab har ført til et økt press på TIKs administrasjon. Det er derfor lagt inn en ekstra ressurs i forbindelse med TIKs 20 års jubileum i 2019.
Styret kom med kommentarer til langtidsprognosen for senteret. Det er grunn til å forvente et høyere nettobidrag fra eksterne prosjekter enn det prognosen sier fra 2021 og utover, noe som kan føre til et større akkumulert overskudd ved femårsperiodens slutt.
Vedtak: Budsjettet for 2019 godkjennes
Saksdokument: Budsjett 2019
D-SAK 3 (Saksnr. 31/2018) Årsplan 2019 - 21
Gitt den tillyste vurderingen av TIKs organisasjonsmessige status, videreføres årsplanen for 2018 – 20 uten store endringer. Styret sa seg enig i dette, men foreslo at det ble lagt inn et punkt om TIKs 20 års jubileum.
Vedtak: Årsplan 2019 – 21 godkjennes med de innspill som kom i møtet
Saksdokument: Årsplan 2019 - 21
Møtet ble hevet kl. 14.55.